Được mời lên làm việc, giải trình phần lớn là để làm rõ số liệu cơ quan thuế thấy chưa khớp: doanh thu trên tờ khai khác dữ liệu hoá đơn, thuế đầu vào tăng bất thường, người bán có dấu hiệu rủi ro, tờ khai còn thiếu. Chuẩn bị gọn gồm bốn việc: đọc kỹ giấy mời để biết nội dung và hồ sơ cần mang; gom hồ sơ và tự đối chiếu trước; chọn người đi có thẩm quyền và hiểu số liệu; đọc kỹ biên bản trước khi ký.
Buổi làm việc đi thuận lợi khi doanh nghiệp đến với số liệu đã được tự kiểm, biết mình đúng ở đâu và chưa đúng ở đâu. Phần sai tự thừa nhận và khắc phục thường được xử lý nhẹ nhàng hơn nhiều so với phần bị phát hiện qua tranh luận.
Đọc giấy mời: bốn thông tin cần rút ra
- Thời gian, địa điểm — ghi vào lịch; không sắp xếp được thì liên hệ xin đổi trước.
- Nội dung làm việc — kỳ nào, loại thuế nào, vấn đề gì.
- Hồ sơ cần mang — lập danh sách, đánh dấu từng mục khi đã có.
- Đầu mối liên hệ — tên bộ phận, số điện thoại để hỏi khi chưa rõ.
Nội dung giấy mời chưa rõ thì gọi đầu mối hỏi trước. Hỏi rõ phạm vi giúp chuẩn bị đúng, không phải mang cả kho hồ sơ.
Tự đối chiếu trước khi đi
Tuỳ nội dung, các phép đối chiếu hay dùng:
| Nội dung được hỏi | Tự đối chiếu |
|---|---|
| Doanh thu | Tờ khai với tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn và sổ kế toán |
| Thuế đầu vào | Hoá đơn mua vào với chứng từ thanh toán, hợp đồng, giao nhận |
| Người bán rủi ro | Hồ sơ giao dịch thật, kết quả tra cứu người bán lúc giao dịch |
| Tờ khai thiếu | Danh sách tờ khai đã nộp và thông báo chấp nhận |
Nếu phát hiện sai sót trong lúc tự đối chiếu, cân nhắc khai bổ sung trước buổi làm việc theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 — thể hiện thiện chí và giảm tranh luận.
Ai đi và uỷ quyền thế nào
Người đi nên là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản, cùng người trực tiếp làm số liệu (kế toán). Người đại diện có thẩm quyền quyết định; kế toán trả lời được câu hỏi chi tiết.
Nếu uỷ quyền cho đại lý thuế hoặc người khác, giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi: được trình bày, được cung cấp hồ sơ, được ký biên bản hay không. Người đi nhớ mang giấy tờ tuỳ thân và giấy uỷ quyền bản gốc.
Trình bày: số liệu trước, giải thích sau
- Mở đầu bằng bảng đối chiếu đã chuẩn bị: số theo tờ khai, số theo hoá đơn, chênh lệch, nguyên nhân.
- Với mỗi nguyên nhân, có chứng từ đi kèm, đánh số để đưa ra khi được hỏi.
- Điểm nào chưa trả lời được ngay, xin bổ sung trong thời hạn cụ thể thay vì đoán.
- Giữ thái độ hợp tác; tranh luận bằng chứng từ, không bằng cảm xúc.
Ví dụ giả định: doanh thu trên tờ khai quý thấp hơn tổng hoá đơn đầu ra vì một hoá đơn lập cuối quý đã bị huỷ và thay thế sang quý sau. Bảng đối chiếu nêu số hoá đơn gốc, hoá đơn thay thế, ngày, số tiền — câu hỏi thường kết thúc ở đó.
Những câu nên tránh khi trình bày
- “Đó là việc kế toán cũ làm, công ty không nắm” — trách nhiệm vẫn thuộc doanh nghiệp; nên nói việc đã làm để khắc phục.
- “Doanh nghiệp khác cũng làm vậy” — không phải căn cứ.
- Hứa bổ sung hồ sơ mà không chắc có — chỉ cam kết những gì làm được, kèm thời hạn thực tế.
- Đưa ra số liệu ước chừng — nói “xin kiểm tra và gửi bổ sung” tốt hơn nói sai.
Buổi làm việc thuận lợi nhất khi hai bên cùng nhìn vào một bảng số liệu và một bộ chứng từ. Chuẩn bị kỹ là cách tôn trọng thời gian của cả hai bên.
Đọc biên bản trước khi ký
Kết thúc buổi làm việc thường có biên bản. Đọc từng dòng, kiểm tra:
- Số liệu ghi trong biên bản khớp với số đã trình bày.
- Nội dung doanh nghiệp đã giải trình được ghi nhận.
- Việc doanh nghiệp cam kết bổ sung và thời hạn.
- Kết luận hoặc đề nghị của cơ quan thuế (nếu có).
Điểm nào chưa đồng ý hoặc ghi chưa đúng, đề nghị sửa hoặc ghi ý kiến vào biên bản trước khi ký. Xin một bản biên bản để lưu.
Sau buổi làm việc và tự kiểm tra ở đâu
Làm ngay các việc đã cam kết: gửi hồ sơ bổ sung đúng hạn, khai bổ sung nếu đã đồng ý điều chỉnh, nộp số thuế phát sinh thêm để dừng tiền chậm nộp. Lưu giấy mời, bảng đối chiếu, biên bản, hồ sơ bổ sung vào một thư mục; sau này nếu có kiểm tra, đây là bằng chứng doanh nghiệp đã hợp tác và khắc phục.
Tự kiểm tra ở đâu: dữ liệu hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử; tờ khai, thông báo trên tài khoản thuế điện tử; trạng thái người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Muốn chuẩn bị kỹ hơn cho các buổi làm việc tại thuế cơ sở, xem mục làm việc với thuế cơ sở trên Trung Tâm Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Giấy mời làm việc có phải là quyết định kiểm tra không?
Không. Giấy mời làm việc, giải trình thường là bước đề nghị làm rõ thông tin. Kiểm tra thuế có quyết định và trình tự riêng theo Luật Quản lý thuế.
Không đến theo giấy mời thì sao?
Không đến mà không báo có thể khiến cơ quan thuế xử lý theo thông tin hiện có, thường bất lợi cho doanh nghiệp. Không sắp xếp được thì liên hệ xin lịch khác.
Có thể gửi giải trình bằng văn bản thay vì đến trực tiếp không?
Tuỳ nội dung và yêu cầu trong giấy mời. Hỏi đầu mối liên hệ; nhiều trường hợp chấp nhận văn bản giải trình kèm hồ sơ.
Kế toán dịch vụ đi thay giám đốc được không?
Được nếu có giấy uỷ quyền hợp lệ với phạm vi rõ ràng. Giám đốc vẫn nên nắm nội dung và phê duyệt các cam kết quan trọng.
Biên bản ghi sai số liệu mà đã lỡ ký thì làm gì?
Gửi ngay văn bản đính chính kèm chứng cứ tới cơ quan thuế, nêu rõ điểm ghi chưa đúng. Làm càng sớm càng tốt.
Người bán bỏ trốn sau khi giao dịch thì doanh nghiệp mua hàng chứng minh thế nào?
Mang đủ hồ sơ giao dịch thật: hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán qua ngân hàng, kết quả tra cứu người bán lúc giao dịch. Đây là căn cứ chính để bảo vệ quyền khấu trừ, chi phí.
