Cách gọn nhất là chỉ định một đầu mối duy nhất nhận mọi giấy tờ có liên quan tới thuế, kèm một quy tắc chuyển giao ngắn mà phòng nào cũng nhớ được: nhận gì, trong bao lâu thì chuyển, chuyển về đâu. Đầu mối không cần là kế toán trưởng; cần là người có mặt đều và chịu trách nhiệm nhận đủ.
Khi doanh nghiệp lớn lên vài chục người, việc thuế chậm lại không phải vì luật khó hơn mà vì chứng từ nằm rải rác. Kế toán mất nửa ngày đi hỏi từng phòng, và đến lúc bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình thì không ai nhớ hợp đồng gốc nằm đâu.
Giấy tờ thuế thường nằm ở đâu
| Loại giấy tờ | Hay nằm ở | Vì sao cần cho thuế |
|---|---|---|
| Hoá đơn đầu vào, chứng từ thanh toán | Mua hàng, hành chính | Khấu trừ thuế giá trị gia tăng, chi phí được trừ |
| Hợp đồng bán hàng, biên bản nghiệm thu | Kinh doanh | Xác định thời điểm lập hoá đơn, chứng minh giao dịch thật |
| Hợp đồng lao động, bảng lương, cam kết thu nhập | Nhân sự | Khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân |
| Hợp đồng thuê nhà, thuê xe | Hành chính | Chi phí, nghĩa vụ khai thay cho bên cho thuê là cá nhân nếu có |
| Tờ khai hải quan, chứng từ vận tải | Xuất nhập khẩu | Thuế suất 0%, hoàn thuế, trị giá hàng nhập |
Chọn người làm đầu mối
Tiêu chí đơn giản: có mặt ở văn phòng đều, cẩn thận, và có quyền nhắc các phòng khác. Ở công ty nhỏ, đó thường là kế toán viên hoặc nhân viên hành chính. Ở công ty vừa, có thể là một vị trí "tiếp nhận chứng từ" trong phòng kế toán.
Đầu mối không chịu trách nhiệm hạch toán. Việc của đầu mối là: nhận, kiểm đủ, ghi sổ nhận, chuyển cho người xử lý, và nhắc khi thiếu.
Quy tắc chuyển giao ba dòng
Quy tắc càng ngắn càng dễ theo. Một mẫu có thể dùng:
- Mọi hoá đơn điện tử nhà cung cấp gửi về một hộp thư chung duy nhất do đầu mối quản lý. Khi ký hợp đồng mua, phòng mua hàng ghi rõ địa chỉ hộp thư này.
- Giấy tờ bản giấy (hợp đồng, biên bản, phiếu giao hàng) chuyển cho đầu mối trong vòng ba ngày làm việc kể từ khi ký hoặc nhận.
- Chứng từ chi tiêu cá nhân được hoàn ứng nộp kèm đề nghị thanh toán, thiếu hoá đơn hợp lệ thì chưa thanh toán.
Ba ngày là con số nội bộ gợi ý, doanh nghiệp tự điều chỉnh. Điều quan trọng là có một mốc cụ thể.
Sổ nhận chứng từ: đơn giản mà cứu được nhiều lần
Đầu mối ghi mỗi chứng từ nhận được thành một dòng: ngày nhận, loại, bên liên quan, số tiền, người chuyển, người nhận xử lý. Một bảng tính dùng chung là đủ. Khi cơ quan thuế hỏi về một khoản chi cụ thể, bảng này cho biết trong một phút giấy tờ đang nằm đâu.
Kèm theo là một cách đặt tên tệp thống nhất cho bản số hoá, ví dụ: năm-tháng-ngày, tên viết tắt nhà cung cấp, số hoá đơn. Tìm lại sau nhiều năm sẽ nhẹ hơn hẳn. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên cách đặt tên cần bền.
Những chỗ hay hở
- Nhân viên kinh doanh tự nhận hoá đơn qua thư cá nhân: hoá đơn nằm trong hộp thư người đó, nghỉ việc là mất. Luôn yêu cầu gửi về hộp thư chung.
- Hợp đồng ký nhiều bản, không bản nào về kế toán: quy định một bản gốc luôn thuộc về lưu trữ kế toán.
- Chi phí trả bằng thẻ, ví điện tử của nhân viên: dễ thiếu hoá đơn đúng tên công ty. Nhắc từ lúc mua, không phải lúc hoàn ứng.
- Đầu mối nghỉ phép: cần người thay có quyền vào hộp thư chung.
Đưa đầu mối vào quy trình duyệt chi
Cách giữ cho đầu mối không bị bỏ qua là gắn nó vào chỗ mà ai cũng phải đi qua: duyệt thanh toán. Một đề nghị thanh toán chỉ được chuyển sang người duyệt khi đầu mối đã xác nhận nhận đủ hoá đơn và hợp đồng liên quan. Nhờ vậy, phòng mua hàng hay phòng kinh doanh không cần nhớ thêm quy tắc mới; họ chỉ cần làm đúng bước đã có.
Tương tự, bảng lương chỉ được chuyển cho kế toán tính thuế khi nhân sự đã gửi đủ hợp đồng mới, thay đổi người phụ thuộc và cam kết thu nhập của tháng. Thiếu giấy tờ thì đầu mối trả lại ngay, không để kế toán tự đoán.
Ví dụ giả định: một khoản chi bị hỏi sau hai năm
Giả sử cơ quan thuế hỏi về một khoản thuê dịch vụ vận chuyển từ hai năm trước. Nếu không có đầu mối, kế toán phải đi hỏi phòng kinh doanh (người ký hợp đồng đã nghỉ), tìm trong thư của người cũ, lục tủ hồ sơ. Nếu có đầu mối và sổ nhận, chỉ cần tìm theo tên nhà cung cấp là ra ngày nhận hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản và tệp quét của từng thứ. Hồ sơ giải trình có thể gửi trong một buổi thay vì một tuần.
Ba bước dựng đầu mối trong một tháng
- Tuần đầu: chọn người, mở hộp thư nhận hoá đơn chung, lập bảng sổ nhận và thư mục lưu theo năm, tháng.
- Tuần thứ hai: giám đốc ra thông báo nội bộ ngắn về quy tắc chuyển giao ba dòng; phòng mua hàng gửi địa chỉ hộp thư chung cho các nhà cung cấp đang giao dịch.
- Tuần thứ ba, thứ tư: chạy thử, ghi lại những chỗ tắc (ai hay quên, loại giấy tờ nào hay thiếu) và chỉnh quy tắc. Cuối tháng, đối chiếu sổ nhận với danh sách hoá đơn trên cổng để đo độ sót.
Sau một hai tháng, tỉ lệ hoá đơn đi lạc thường giảm rõ; lúc đó mới nên tính tới chuyện dùng phần mềm quản lý chứng từ, nếu thật sự cần.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi tháng, đầu mối đối chiếu sổ nhận với danh sách hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử. Hoá đơn có trên cổng mà không có trong sổ là hoá đơn đi lạc, cần tìm ngay. Ngược lại, chứng từ trong sổ mà không có trên cổng thì cần hỏi nhà cung cấp đã lập và gửi dữ liệu hay chưa.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp chỉ có năm người thì có cần đầu mối không?
Vẫn cần, nhưng đơn giản hơn: một hộp thư nhận hoá đơn chung và một thư mục lưu. Người làm kế toán kiêm luôn đầu mối.
Hộp thư nhận hoá đơn nên dùng địa chỉ nào?
Nên dùng địa chỉ theo tên miền hoặc tài khoản của công ty, không gắn với cá nhân. Như vậy khi thay người, hộp thư vẫn còn.
Có cần giữ bản giấy nếu đã có bản điện tử?
Hoá đơn điện tử thì bản điện tử là bản gốc. Giấy tờ bản giấy như hợp đồng ký tay thì bản gốc là bản giấy, bản chụp chỉ để tra cứu nhanh.
Phòng khác chậm chuyển chứng từ thì xử lý sao?
Đưa việc chuyển chứng từ vào quy trình duyệt thanh toán: chưa đủ chứng từ thì chưa thanh toán hoặc chưa hoàn ứng. Cách này hiệu quả hơn nhắc nhở.
Đầu mối có được tự quyết định chứng từ hợp lệ hay không?
Nên chỉ kiểm hình thức: đủ, đúng tên, đúng mã số thuế công ty. Việc đánh giá có được trừ, được khấu trừ hay không thuộc về người làm kế toán.
