Được. Phần lớn công ty nhỏ có thể dồn toàn bộ việc thuế định kỳ vào một buổi làm việc cố định mỗi tháng, cộng thêm vài phút mỗi tuần để lưu chứng từ. Điều kiện là việc được chia đúng: cái gì phải làm ngay khi phát sinh, cái gì để dồn được, và cái gì chỉ cần làm theo quý.
Nhiều doanh nghiệp thấy thuế "chiếm cả tháng" không phải vì nhiều việc, mà vì việc bị làm rời rạc: hôm nay tải vài hoá đơn, mai hỏi lại một khoản chi, cuối tháng mới phát hiện thiếu chứng từ. Gom về một buổi giúp người làm có đủ số liệu trong tay khi ngồi xuống, và người duyệt biết trước lúc nào cần có mặt.
Chọn ngày cho buổi làm thuế
Theo Luật Quản lý thuế, tờ khai theo tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau, tờ khai theo quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Buổi làm thuế nên đặt trước hạn gần nhất khoảng một tuần, thường rơi vào khoảng ngày 10–13 hằng tháng. Lý do:
- Nhà cung cấp đã kịp gửi hoá đơn của tháng trước, kể cả những bên hay gửi chậm.
- Sao kê ngân hàng tháng trước đã đủ.
- Nếu thiếu chứng từ hay phải hỏi lại khách, vẫn còn vài ngày để xử lý mà không sát hạn.
Chốt ngày này vào lịch của cả người làm kế toán lẫn người có quyền ký. Nếu công ty dùng chữ ký số do giám đốc giữ, buổi làm thuế phải có giám đốc hoặc người được uỷ quyền trong ít nhất nửa tiếng cuối.
Việc phải làm ngay, không được dồn
Có ba nhóm việc không nên để tới buổi cố định, vì để lâu là sinh lỗi:
- Lập hoá đơn đầu ra đúng thời điểm bán hàng hoặc hoàn thành dịch vụ theo quy định về hoá đơn. Dồn hoá đơn lập cuối tháng là lỗi thời điểm lập hoá đơn, không phải một cách làm gọn.
- Lưu chứng từ chi ngay khi trả tiền: chụp hoặc tải hoá đơn, chứng từ chuyển khoản, lưu vào một thư mục theo tháng. Việc này mất vài phút mỗi lần.
- Đọc thông báo của cơ quan thuế gửi về hộp thư điện tử đã đăng ký và tài khoản thuế điện tử. Một thông báo yêu cầu giải trình có hạn trả lời riêng, không chờ tới buổi cố định.
Ba việc này gộp lại chỉ chiếm vài phút mỗi ngày nhưng quyết định buổi làm thuế diễn ra trơn hay tắc.
Bảng việc cho một buổi làm thuế
| Thứ tự | Việc | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| 1 | Tải danh sách hoá đơn đầu vào, đầu ra của tháng trước trên cổng hoá đơn điện tử | Hai bảng tính, mỗi hoá đơn một dòng |
| 2 | Đối chiếu hoá đơn đầu vào với thư mục chứng từ và sao kê | Danh sách hoá đơn thiếu chứng từ thanh toán, hoá đơn chưa nhận được |
| 3 | Đối chiếu doanh thu trên hoá đơn với phần mềm bán hàng và tiền về tài khoản | Chênh lệch được giải thích bằng một dòng chú thích |
| 4 | Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu khai tháng) và tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu có phát sinh) | Tờ khai nháp |
| 5 | Người có quyền ký xem nhanh số liệu chính, ký và nộp | Thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế |
| 6 | Lập lệnh nộp tiền thuế hoặc hẹn ngày nộp trước hạn | Chứng từ nộp thuế |
| 7 | Ghi lại việc còn treo sang tháng sau | Một danh sách ngắn |
Với công ty có vài chục đến vài trăm hoá đơn mỗi tháng, bảy bước này thường gọn trong một buổi sáng nếu chứng từ đã được lưu đều trong tháng.
Việc chỉ cần làm theo nhịp quý
Không phải việc gì cũng cần làm tháng nào cũng làm. Những việc sau hợp với nhịp ba tháng một lần:
- Tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp để tạm nộp theo quý.
- Rà danh sách nhà cung cấp: tra trạng thái mã số thuế của những bên giao dịch thường xuyên.
- Rà công nợ phải thu lâu ngày để biết khoản nào có thể cần xử lý về thuế sau này.
- Nếu công ty khai thuế giá trị gia tăng theo quý: toàn bộ bước 4 ở bảng trên dời sang tháng đầu quý sau, nhưng bước 1–3 vẫn nên làm hằng tháng để không dồn ba tháng hoá đơn vào một lần.
Những thói quen làm buổi cố định bị vỡ
Buổi làm thuế cố định hay thất bại vì vài lý do lặp lại:
- Người ký không có mặt, tờ khai nằm chờ tới sát hạn. Cách gỡ: uỷ quyền rõ ràng hoặc hẹn người ký một khung giờ cố định.
- Chứng từ nằm ở điện thoại của nhiều người. Cách gỡ: một thư mục chung duy nhất, quy tắc đặt tên tệp theo ngày và nhà cung cấp.
- Có việc phát sinh lớn như quyết toán năm, thay đổi đăng ký. Những tháng đó cần thêm buổi thứ hai, đừng cố nhồi.
Không nên dùng buổi cố định làm cớ để trì hoãn việc có hạn riêng, như trả lời thông báo hay khai thuế cho lần phát sinh.
Chuẩn bị gì trước buổi để ngồi xuống là làm được
Buổi làm thuế chỉ gọn khi đầu vào đã sẵn. Trước ngày cố định một hai hôm, người làm kế toán nên có trong tay:
- Sao kê các tài khoản ngân hàng của công ty trong tháng trước, tải về dạng bảng tính.
- Báo cáo bán hàng từ phần mềm bán hàng hoặc sổ bán hàng, tách theo ngày.
- Danh sách đề nghị thanh toán, hoàn ứng đã duyệt trong tháng, kèm chứng từ.
- Bảng lương đã chốt nếu công ty trả lương và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Nếu thiếu một trong bốn thứ này, buổi làm thuế sẽ biến thành buổi đi hỏi. Nên gửi lời nhắc tự động cho người phụ trách từng phần trước ngày cố định.
Ví dụ giả định một tháng làm theo buổi cố định
Giả sử một công ty dịch vụ mười hai nhân viên chọn sáng thứ ba của tuần thứ hai mỗi tháng. Thứ sáu tuần trước, kế toán nhận sao kê, báo cáo bán hàng và bảng lương. Sáng thứ ba, từ tám giờ đến mười giờ kế toán tải hoá đơn, đối chiếu và lập tờ khai; mười giờ rưỡi giám đốc xem số liệu chính trong mười lăm phút, ký và nộp; buổi chiều kế toán lập lệnh nộp tiền. Việc còn treo — hai hoá đơn nhà cung cấp chưa gửi, một khoản chuyển khoản chưa rõ nội dung — được ghi lại và xử lý trong tuần.
So với cách làm cũ, lúc tờ khai thường được nộp vào ngày 19 hoặc 20, công ty này nộp sớm khoảng một tuần và giám đốc chỉ phải dành một khung giờ cố định.
Tự kiểm tra ở đâu sau mỗi buổi
Sau khi nộp, dành năm phút kiểm lại trên các kênh chính thức:
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem tờ khai đã được tiếp nhận, chấp nhận chưa, và số tiền thuế đã nộp đã được ghi nhận vào nghĩa vụ chưa.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem lại số hoá đơn đầu ra đã được cấp mã hoặc đã chuyển dữ liệu.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại nếu người quản lý muốn theo dõi nhanh.
Thấy số liệu trên hệ thống khác với sổ sách của mình thì ghi vào danh sách việc treo và hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đừng để sang quý.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chỉ có một người làm kế toán kiêm nhiệm thì có làm được theo buổi cố định không?
Được, thậm chí càng nên làm. Người kiêm nhiệm dễ bị cuốn vào việc khác, buổi cố định giúp việc thuế không bị đẩy tới sát hạn. Quan trọng là chứng từ phải được lưu đều trong tháng.
Nếu ngày 20 rơi vào thứ bảy, chủ nhật thì sao?
Theo quy định về thời hạn, khi ngày cuối cùng của hạn trùng ngày nghỉ thì hạn được tính sang ngày làm việc tiếp theo. Dù vậy, buổi làm thuế vẫn nên đặt trước đó, không dựa vào phần lùi hạn này.
Tháng không có doanh thu thì có cần họp buổi thuế không?
Vẫn nên làm, dù ngắn hơn. Doanh nghiệp đang hoạt động vẫn phải nộp tờ khai theo kỳ dù không phát sinh, và vẫn có hoá đơn đầu vào cần lưu.
Có nên nhờ dịch vụ kế toán làm toàn bộ thay vì tự tổ chức?
Có thể, nhưng doanh nghiệp vẫn phải có người gom chứng từ và duyệt số liệu. Buổi cố định khi đó là buổi giao nhận và duyệt với bên dịch vụ.
Làm theo buổi cố định có làm trễ việc lập hoá đơn không?
Không, nếu tách đúng. Lập hoá đơn đầu ra là việc làm ngay khi bán hàng, không nằm trong buổi cố định. Buổi cố định chỉ để tổng hợp, đối chiếu, khai và nộp.
Bao lâu thì biết cách làm này hiệu quả?
Thường sau hai ba tháng. Dấu hiệu tốt là không còn phải tìm chứng từ lúc ngồi khai, và tờ khai được nộp trước hạn vài ngày mà không vội.
