Lập một bảng mười hai cột, mỗi cột một tháng, ghi mọi khoản thuế sẽ đến hạn trong tháng đó cùng số tiền ước tính. Chỉ vậy thôi đã đủ để thấy tháng nào dồn nhiều khoản, và bắt đầu để dành từ vài tháng trước. Cập nhật mỗi quý bằng số thật, bảng sẽ ngày càng sát.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ biết rõ hạn nộp nhưng không biết trước số tiền. Tháng đầu quý hay tháng quyết toán thường rơi vào đúng lúc phải trả lương thưởng, nhập hàng mùa vụ, và thuế trở thành khoản làm nghẽn dòng tiền dù không hề lớn bất thường.
Liệt kê mọi khoản thuế của doanh nghiệp
Bước đầu tiên là danh sách. Một công ty thương mại, dịch vụ thông thường có:
- Thuế giá trị gia tăng: theo tháng hoặc theo quý.
- Thuế thu nhập cá nhân khấu trừ của người lao động: theo cùng kỳ với thuế giá trị gia tăng nếu có phát sinh.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp: theo quý.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp thêm khi quyết toán: một lần mỗi năm.
- Các khoản khác tuỳ ngành: thuế nhà thầu nước ngoài khi trả tiền cho bên nước ngoài, tiền thuê đất, thuế tiêu thụ đặc biệt, phí bảo vệ môi trường…
Lệ phí môn bài được bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên không còn khoản này vào đầu năm.
Gắn từng khoản vào tháng đến hạn
Theo Luật Quản lý thuế: tờ khai tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau; tờ khai quý chậm nhất ngày cuối cùng tháng đầu quý sau; quyết toán năm của tổ chức chậm nhất ngày cuối cùng tháng thứ ba sau năm tài chính. Hạn nộp tiền thường trùng hạn nộp tờ khai. Với doanh nghiệp năm tài chính theo năm dương lịch, khai quý, bảng sẽ có dạng:
| Tháng | Khoản đến hạn (ví dụ khai quý) |
|---|---|
| 1 | Giá trị gia tăng quý IV, thu nhập cá nhân quý IV, tạm nộp thu nhập doanh nghiệp quý IV |
| 3 | Quyết toán thu nhập doanh nghiệp năm trước, quyết toán thu nhập cá nhân năm trước |
| 4 | Các khoản quý I |
| 7 | Các khoản quý II |
| 10 | Các khoản quý III |
Hạn tạm nộp thu nhập doanh nghiệp theo quý tra theo văn bản hiện hành. Những tháng còn lại có thể có khoản phát sinh riêng, như thuế nhà thầu khi thanh toán hợp đồng.
Ước số tiền cho từng ô
Không cần chính xác từ đầu. Ba cách ước đơn giản:
- Theo cùng kỳ năm trước: lấy số đã nộp của quý tương ứng năm trước, điều chỉnh theo tốc độ tăng doanh thu.
- Theo tỉ lệ trên doanh thu: ví dụ số thuế giá trị gia tăng phải nộp năm trước chia doanh thu năm trước, nhân với doanh thu kế hoạch.
- Theo quỹ lương: thuế thu nhập cá nhân khấu trừ ước theo bảng lương dự kiến, có tính giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc từ kỳ tính thuế 2026.
Ghi rõ ô nào là ước, ô nào là số thật, để người đọc bảng biết mức tin cậy.
Tìm tháng dồn và để dành trước
Nhìn hàng tổng, thường thấy tháng 1 và tháng 3 hoặc 4 cao hơn hẳn. Cách làm dòng tiền thông:
- Chia số tiền của tháng dồn cho số tháng còn lại trước đó, trích đều mỗi tháng vào một tài khoản riêng.
- Tránh xếp các khoản chi lớn tuỳ ý (mua sắm tài sản, trả trước nhà cung cấp) vào đúng tháng dồn thuế.
- Với thưởng Tết, tính luôn thuế thu nhập cá nhân phát sinh do thưởng để không bị hụt.
Ví dụ giả định
Giả sử một công ty dịch vụ ước thuế giá trị gia tăng khoảng 90 triệu đồng mỗi quý, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ 15 triệu đồng mỗi quý, tạm nộp thu nhập doanh nghiệp 40 triệu đồng mỗi quý và phần quyết toán nộp thêm khoảng 60 triệu đồng vào tháng 3. Mỗi tháng đầu quý cần khoảng 145 triệu đồng, tháng 3 cần 60 triệu. Tổng năm khoảng 640 triệu đồng, tức trung bình 53 triệu đồng mỗi tháng. Trích đều 55 triệu mỗi tháng vào tài khoản dự phòng thì không tháng nào bị động.
Số liệu chỉ để minh hoạ cách tính.
Cập nhật bảng mỗi quý
Sau mỗi lần nộp, thay số ước bằng số thật và điều chỉnh các ô còn lại. Nếu doanh thu quý vừa rồi cao hơn kế hoạch, số thuế các quý sau có xu hướng tăng; tăng mức trích tương ứng. Đây cũng là lúc xem lại số tạm nộp thu nhập doanh nghiệp có quá thấp so với lợi nhuận thực tế không, để tránh khoản nộp thêm lớn khi quyết toán.
Những khoản hay bị quên trong lịch
- Thuế nhà thầu nước ngoài khi trả phí phần mềm, quảng cáo, dịch vụ cho bên nước ngoài chưa đăng ký nộp thuế tại Việt Nam.
- Thuế thu nhập cá nhân của cá nhân không ký hợp đồng lao động: có thể phải khấu trừ tại nguồn khi trả — tuỳ loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng và mức chi trả mà cách khấu trừ khác nhau; tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế.
- Thuế khi thuê tài sản của cá nhân nếu hợp đồng thoả thuận doanh nghiệp khai, nộp thay.
- Phần nộp thêm sau khai bổ sung và tiền chậm nộp đi kèm.
Đọc bảng cùng giám đốc mỗi quý
Bảng lịch chỉ có ích khi người quyết định chi tiêu nhìn thấy nó. Mỗi quý, kế toán và giám đốc dành mười lăm phút xem ba dòng: tổng thuế sẽ đến hạn trong ba tháng tới, số dư tài khoản dự phòng hiện có, và các khoản chi lớn đang dự tính. Nếu ba dòng này không khớp nhau, quyết định dời hay giãn một khoản chi được đưa ra từ sớm, không phải vào tuần hạn nộp. Cuộc trao đổi ngắn này thường giá trị hơn mọi công cụ phức tạp.
Tự kiểm tra ở đâu
Số thuế đã nộp, còn phải nộp của từng loại thuế xem trong tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại. Đối chiếu với bảng lịch mỗi quý. Nếu hệ thống ghi nghĩa vụ khác với sổ của mình, hỏi cơ quan thuế quản lý trước hạn kế tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có số năm trước thì ước thế nào?
Dùng kế hoạch doanh thu và tỉ lệ ước theo ngành, ghi rõ là ước. Sau quý đầu, thay bằng số thật và điều chỉnh.
Có nên nộp trước hạn cho yên tâm không?
Nộp đúng hạn là đủ. Nhưng để tiền sẵn trong tài khoản dự phòng trước hạn vài ngày giúp tránh trễ do lỗi chuyển tiền.
Lịch dòng tiền thuế có cần giám đốc duyệt không?
Nên. Giám đốc là người quyết định các khoản chi lớn khác, cần biết tháng nào không nên dồn chi.
Hạn nộp rơi vào ngày nghỉ thì lịch ghi sao?
Ghi ngày làm việc tiếp theo là hạn chót, nhưng đặt mốc chuyển tiền trước đó vài ngày.
Doanh nghiệp được giảm thuế giá trị gia tăng có cần tính vào lịch không?
Có. Tính số phải nộp sau giảm, nhưng tra thời hạn áp dụng chính sách để biết từ kỳ nào hết giảm.
Bảng này nên để ở đâu?
Một bảng tính dùng chung giữa kế toán và giám đốc, cập nhật mỗi quý.
