Chênh lệch giữa tổng doanh thu trên hoá đơn điện tử và doanh thu khai trên tờ khai thuế giá trị gia tăng không tự động là sai. Phần lớn khoản lệch có lý do hợp lệ: hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế, doanh thu bán lẻ không lập hoá đơn từng lần theo hướng dẫn, hoặc hoá đơn lập sát cuối kỳ. Cách gỡ nhanh nhất là một bảng đối chiếu giải thích từng khoản, khoản nào là sai thật thì khai bổ sung luôn trong cùng lần trả lời.
Cơ quan thuế ngày càng đối chiếu tự động dữ liệu hoá đơn điện tử với tờ khai, nên thông báo loại này sẽ còn gặp nhiều. Doanh nghiệp làm bảng đối chiếu thành thói quen hằng kỳ thì hầu như không phải lo khi nhận thông báo.
Đọc thông báo: cơ quan thuế đang hỏi cái gì
Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin thường ghi rõ kỳ tính thuế, chỉ tiêu bị hỏi và số liệu cơ quan thuế đang có. Trước khi làm bất cứ gì, chép ra ba thứ:
- Kỳ nào: tháng hay quý, năm nào.
- Chỉ tiêu nào: doanh thu chịu thuế theo từng mức thuế suất, doanh thu không chịu thuế, hay thuế đầu ra.
- Hạn trả lời: ghi trên thông báo. Không kịp thì liên hệ cơ quan thuế sớm, đừng im lặng.
Không trả lời, hoặc trả lời chung chung kiểu "số liệu đã đúng", thường dẫn tới việc cơ quan thuế ấn định hoặc chuyển sang kiểm tra — mất thời gian hơn nhiều so với một bảng đối chiếu rõ ràng.
Sáu nguyên nhân chênh lệch hay gặp
| Nguyên nhân | Hướng lệch | Hợp lệ hay phải sửa |
|---|---|---|
| Hoá đơn điều chỉnh giảm, hoá đơn thay thế lập ở kỳ sau cho giao dịch kỳ trước | Hoá đơn kỳ này khác tờ khai kỳ này | Thường hợp lệ nếu khai đúng theo quy định xử lý hoá đơn sai sót |
| Hoá đơn đã huỷ hoặc bị từ chối cấp mã nhưng vẫn nằm trong bảng tải về | Hoá đơn cao hơn tờ khai | Hợp lệ, chỉ cần lọc đúng trạng thái |
| Doanh thu bán lẻ cho người tiêu dùng được tổng hợp theo hướng dẫn | Tờ khai cao hơn hoá đơn | Hợp lệ nếu làm đúng quy định về hoá đơn |
| Hoá đơn hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ | Tuỳ cách khai | Cần xem lại cách xác định giá tính thuế |
| Hoá đơn lập kỳ này nhưng khai vào kỳ khác | Lệch cả hai kỳ | Sai, phải khai bổ sung |
| Doanh thu có nhưng quên khai, hoặc khai nhầm thuế suất | Hoá đơn cao hơn tờ khai | Sai, phải khai bổ sung |
Dựng bảng đối chiếu từng bước
- Tải danh sách hoá đơn đầu ra của kỳ bị hỏi trên cổng hoá đơn điện tử, kèm cột trạng thái và thuế suất.
- Lọc bỏ hoá đơn đã huỷ, bị từ chối cấp mã, hoá đơn đã bị thay thế (giữ hoá đơn thay thế).
- Cộng theo thuế suất: 0%, 5%, 10%, không chịu thuế. Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 quy định ba mức thuế suất 0%, 5%, 10%; nếu kỳ đó có áp dụng chính sách giảm thuế thì cộng riêng phần được giảm.
- Đặt cạnh số trên tờ khai đã nộp, cùng từng chỉ tiêu.
- Giải thích từng dòng lệch bằng một nguyên nhân trong bảng trên, kèm số hoá đơn cụ thể.
- Tổng kết: phần lệch có lý do hợp lệ bao nhiêu, phần sai thật bao nhiêu.
Bảng nên gọn trong một hai trang, có cột "số hoá đơn liên quan" để cán bộ thuế tra lại được ngay.
Ví dụ giả định
Giả sử quý II, tổng doanh thu trên hoá đơn tải về là 2,40 tỷ đồng, tờ khai ghi 2,18 tỷ đồng, lệch 220 triệu đồng. Bảng đối chiếu cho thấy:
- 150 triệu đồng là ba hoá đơn đã bị thay thế trong quý, hoá đơn thay thế đã được cộng — trùng lặp khi tải về.
- 40 triệu đồng là hoá đơn điều chỉnh giảm lập tháng 7 cho hàng bán tháng 6, đã khai đúng theo hướng dẫn xử lý sai sót.
- 30 triệu đồng là một hoá đơn lập ngày 30/6 nhưng kế toán khai vào quý III — sai kỳ.
Kết luận: 190 triệu đồng có lý do hợp lệ, 30 triệu đồng phải khai bổ sung quý II và điều chỉnh quý III, nộp thêm thuế và tiền chậm nộp của phần tương ứng.
Trả lời thông báo: một bản, đủ, có đề xuất
Văn bản trả lời nên có ba phần: tóm tắt kết luận (bao nhiêu hợp lệ, bao nhiêu đã khai bổ sung), bảng đối chiếu kèm danh sách hoá đơn, và các chứng từ minh hoạ cho những khoản lớn. Nếu có phần sai, nộp hồ sơ khai bổ sung trước hoặc cùng lúc với văn bản giải trình và ghi rõ trong văn bản.
Gửi qua kênh điện tử theo hướng dẫn trên thông báo để có dấu thời gian tiếp nhận. Lưu lại toàn bộ bộ hồ sơ trả lời cùng thông báo gốc.
Làm đối chiếu thành thói quen hằng kỳ
Bảng đối chiếu làm lúc bị hỏi mất cả ngày; làm hằng kỳ chỉ mất nửa giờ vì dữ liệu còn nóng. Mỗi kỳ, trước khi nộp tờ khai, cộng hoá đơn đầu ra theo thuế suất và đặt cạnh tờ khai nháp. Mọi khoản lệch được ghi lý do ngay. Khi nhận thông báo, chỉ cần mở tệp của kỳ đó.
Với doanh nghiệp bán lẻ nhiều kênh, nên đối chiếu thêm với báo cáo phần mềm bán hàng và tiền về tài khoản, vì cơ quan thuế cũng có thể nhìn dòng tiền.
Những câu trả lời khiến hồ sơ giải trình kéo dài
- "Số liệu đã khai đúng theo sổ sách" mà không kèm bảng: cơ quan thuế không có gì để đối chiếu, thường sẽ hỏi tiếp.
- Gửi toàn bộ sổ chi tiết hàng trăm trang: người đọc phải tự đi tìm khoản lệch. Bảng gọn kèm số hoá đơn cụ thể dễ xử lý hơn nhiều.
- Giải thích bằng lý do không kiểm chứng được, ví dụ "do phần mềm lỗi" mà không chỉ ra hoá đơn nào, lỗi gì.
- Thừa nhận sai nhưng chưa khai bổ sung: hồ sơ còn treo cho tới khi có tờ khai bổ sung.
Một bản trả lời tốt để người đọc không phải hỏi thêm câu nào: kết luận ở đầu, số liệu ở giữa, chứng từ ở cuối.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu ra theo kỳ, kèm trạng thái.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai đã nộp, thông báo đã nhận, tình trạng xử lý hồ sơ giải trình.
- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: hỏi lại nếu không hiểu chỉ tiêu bị hỏi, trước khi làm bảng.
Câu hỏi thường gặp
Lệch vài nghìn đồng có bị hỏi không?
Lệch do làm tròn số thường không đáng kể, nhưng vẫn nên ghi chú trong bảng đối chiếu. Điều quan trọng là giải thích được.
Hoá đơn bị từ chối cấp mã có phải khai không?
Hoá đơn chưa được cấp mã thì chưa có giá trị. Giao dịch được khai theo hoá đơn đã phát hành hợp lệ sau khi sửa lỗi.
Phát hiện sai trong lúc làm bảng thì khai bổ sung trước hay trả lời trước?
Nên khai bổ sung trước hoặc cùng lúc, và nêu rõ trong văn bản giải trình. Như vậy thể hiện doanh nghiệp tự phát hiện và sửa.
Không kịp trả lời đúng hạn thì làm gì?
Liên hệ cơ quan thuế trước hạn, nêu lý do và đề nghị thời gian bổ sung. Im lặng là lựa chọn tệ nhất.
Có cần gửi toàn bộ hoá đơn không?
Thường chỉ cần danh sách và các hoá đơn liên quan đến khoản lệch. Nếu cơ quan thuế cần thêm, họ sẽ yêu cầu cụ thể.
Bán lẻ không lập hoá đơn từng lần có bị coi là giấu doanh thu không?
Không, nếu làm đúng hướng dẫn về hoá đơn cho bán lẻ và khai đủ doanh thu. Giữ báo cáo bán hàng để chứng minh.
