Cách gỡ gọn nhất là rà cả danh sách một lần, trước mùa quyết toán: lấy thông tin từ căn cước của từng người, đặt cạnh dữ liệu đang dùng để khai thuế, phân loại chỗ lệch và gỡ theo từng nhóm. Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân, nên họ tên, ngày sinh, số định danh phải khớp với dữ liệu dân cư thì tờ khai và quyết toán mới trơn.
Để tới lúc quyết toán mới xử lý thì dễ gặp cảnh vài người không được ghi nhận số đã khấu trừ, không được xét giảm trừ người phụ thuộc, hoặc phải làm lại nhiều lần.
Vì sao thông tin bị lệch
- Dữ liệu cũ: người lao động có mã số thuế cá nhân từ lâu, đăng ký theo số chứng minh cũ; nay dùng số định danh mà thông tin chưa được liên kết đúng.
- Nhập sai từ đầu: họ tên thiếu dấu, sai chữ đệm, ngày sinh đảo ngày tháng.
- Một người hai mã: từng được hai nơi đăng ký thuế khác nhau.
- Người phụ thuộc: con nhỏ mới có số định danh, cha mẹ già thông tin khác với giấy tờ cũ.
Rà danh sách trong một tuần
- Thu bản chụp căn cước của toàn bộ người lao động có thu nhập chịu thuế hoặc có đăng ký người phụ thuộc, kèm giấy tờ của người phụ thuộc. Nói rõ mục đích và giới hạn người xem.
- Lập bảng so: họ tên, ngày sinh, số định danh theo căn cước; cạnh đó là thông tin đang dùng trong hệ thống lương và khai thuế.
- Tra từng người trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế bằng số định danh để xem hệ thống đang ghi nhận gì.
- Đánh dấu loại lệch theo bảng ở mục sau.
Các loại lệch và cách gỡ
| Loại lệch | Cách gỡ thường gặp | Ai làm |
|---|---|---|
| Hệ thống lương của công ty nhập sai | Sửa trong hệ thống nội bộ, dùng thông tin đúng cho các kỳ khai sau | Nhân sự, kế toán |
| Thông tin đăng ký thuế cũ khác dữ liệu dân cư | Cập nhật thông tin đăng ký thuế theo hướng dẫn hiện hành, qua tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân tự làm | Kế toán hoặc người lao động |
| Một người có hai mã số thuế | Làm thủ tục xử lý trùng theo hướng dẫn của cơ quan thuế | Người lao động, có thể được công ty hỗ trợ |
| Người phụ thuộc chưa có hoặc sai thông tin | Cập nhật đăng ký người phụ thuộc với số định danh đúng | Kế toán theo hồ sơ người lao động nộp |
Quy định chi tiết về đăng ký thuế, trong đó có cập nhật thông tin cá nhân, nay nằm ở Thông tư 90/2026/TT-BTC; thuế thu nhập cá nhân được hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Đối chiếu văn bản này khi làm thủ tục.
Vì sao phải xong trước kỳ quyết toán
Khi quyết toán thay cho người lao động hoặc khi người lao động tự quyết toán, số thuế đã khấu trừ được ghi nhận theo thông tin định danh. Thông tin lệch có thể làm:
- Số đã khấu trừ không gắn đúng người, người lao động tự quyết toán thấy thiếu.
- Giảm trừ người phụ thuộc không được áp dụng đủ. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, nên thiếu một người phụ thuộc là chênh đáng kể.
- Hồ sơ hoàn thuế cho người lao động bị chậm.
Làm với người lao động sao cho nhẹ
Người lao động thường ngại đưa giấy tờ nếu không hiểu vì sao. Một tin nhắn nội bộ ngắn giải thích: công ty cần thông tin đúng để số thuế đã khấu trừ và giảm trừ gia cảnh được ghi đúng tên từng người, bảo mật ra sao, và ai là người liên hệ. Hạn nộp rõ ràng, có người hỗ trợ tại chỗ cho những ai không rành điện thoại.
Với người đã nghỉ việc, liên hệ qua kênh đã lưu; nếu không liên lạc được, ghi nhận và hỏi cơ quan thuế cách xử lý khi quyết toán.
Ví dụ giả định
Giả sử một xưởng may có 180 lao động. Rà danh sách thấy 14 người lệch: 9 người do phần mềm lương nhập sai ngày sinh hoặc thiếu dấu, 3 người có thông tin đăng ký thuế cũ khác căn cước, 2 người có hai mã số thuế. Chín trường hợp đầu sửa nội bộ trong một buổi. Ba trường hợp tiếp theo kế toán làm thủ tục cập nhật theo hướng dẫn. Hai trường hợp cuối được hướng dẫn xử lý trùng mã. Tất cả xong trước tháng 12, mùa quyết toán không còn vướng.
Giữ thông tin sạch cho những người vào sau
Rà một lần xong rồi thì cần giữ cho nó sạch. Hai việc đơn giản:
- Khi nhận người mới: thu bản chụp căn cước và thông tin người phụ thuộc ngay trong hồ sơ tuyển dụng, nhập vào hệ thống lương theo đúng từng ký tự, tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước kỳ trả lương đầu tiên.
- Khi người lao động báo thay đổi: sinh con, thêm người phụ thuộc, đổi căn cước — cập nhật ngay trong tháng, không để tới cuối năm.
Hai việc này giúp danh sách không lệch trở lại và mùa quyết toán năm sau nhẹ hơn hẳn.
Tự kiểm tra ở đâu
Mỗi người lao động có thể tự tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại bằng số định danh. Doanh nghiệp xem danh sách người phụ thuộc đã đăng ký và tình trạng hồ sơ trong tài khoản thuế điện tử. Trường hợp phức tạp như trùng mã, hỏi cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Người lao động có cần tự làm gì không?
Cung cấp thông tin đúng và tự tra thông tin của mình. Trường hợp trùng mã hoặc cần cập nhật cá nhân, có thể phải tự làm hoặc uỷ quyền.
Người lao động nước ngoài thì sao?
Người nước ngoài không có số định danh cá nhân Việt Nam theo cách của công dân; việc đăng ký thuế theo hướng dẫn riêng. Hỏi cơ quan thuế nếu chưa rõ.
Có cần làm lại toàn bộ đăng ký người phụ thuộc không?
Không, chỉ những trường hợp thông tin sai hoặc chưa có số định danh. Rà để biết đúng những ai cần làm.
Thu căn cước của nhân viên có vi phạm quyền riêng tư không?
Dùng đúng mục đích khai thuế, lưu bảo mật, giới hạn người xem và giải thích cho người lao động. Không gửi qua nhóm trò chuyện chung.
Sửa thông tin rồi có phải khai bổ sung các kỳ trước không?
Tuỳ trường hợp. Nếu số thuế các kỳ trước đúng, chỉ sai thông tin định danh, thường xử lý bằng cập nhật thông tin; hỏi cơ quan thuế nếu có vướng.
Lúc nào nên bắt đầu rà?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là quý IV để kịp trước kỳ quyết toán năm.
