Phát hiện sai trên tờ khai đã nộp thì tự khai bổ sung càng sớm càng tốt. Theo Luật Quản lý thuế, người nộp thuế được khai bổ sung khi phát hiện sai sót, trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở; nếu làm tăng số thuế phải nộp thì nộp thêm số thuế và tiền chậm nộp tương ứng. Tự sửa sớm vừa bớt tiền chậm nộp, vừa tránh tình huống bị phát hiện trong kiểm tra.
Khai bổ sung không phải là thừa nhận "làm sai nghiêm trọng". Đó là cơ chế bình thường để sửa sai sót, và doanh nghiệp làm kế toán cẩn thận vẫn dùng đến vài lần mỗi năm.
Sai sót nào thì dùng khai bổ sung
| Tình huống | Cách xử lý thường gặp |
|---|---|
| Khai thiếu hoặc thừa doanh thu, thuế đầu ra | Khai bổ sung kỳ đó |
| Kê khai sót hoá đơn đầu vào hợp lệ | Theo quy định hiện hành, có thể kê khai bổ sung; xem hướng dẫn về thời hạn và kỳ kê khai |
| Khai sai thuế suất | Khai bổ sung kỳ đó |
| Sai số khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của một tháng/quý | Khai bổ sung tờ khai khấu trừ kỳ đó |
| Sai thông tin hành chính trên tờ khai (không ảnh hưởng số thuế) | Hỏi cơ quan thuế về cách điều chỉnh, có khi không cần khai bổ sung |
| Nộp nhầm loại tờ khai | Thường cần nộp đúng tờ khai và đề nghị xử lý tờ khai nộp nhầm |
Lập hồ sơ khai bổ sung
- Xác định đúng kỳ có sai sót. Khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai, không cộng dồn vào kỳ hiện tại.
- Lập tờ khai bổ sung với số liệu đúng cho cả kỳ (không chỉ phần chênh lệch), theo mẫu và cách làm của phần mềm khai thuế.
- Lập bản giải trình khai bổ sung: chỉ tiêu nào thay đổi, số đã khai, số đúng, chênh lệch, lý do.
- Tính tiền chậm nộp nếu số thuế phải nộp tăng.
- Nộp tờ khai bổ sung và nộp tiền.
Ghi lý do ngắn, cụ thể: "sót hoá đơn đầu ra số … ngày …", không ghi chung chung "điều chỉnh số liệu".
Tiền chậm nộp: tính sao và dừng lúc nào
Tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế nộp chậm, theo tỷ lệ quy định hiện hành — càng chậm càng tăng; con số cụ thể tra văn bản đang hiệu lực hoặc xem ngay trên tài khoản thuế điện tử. Thời gian tính từ ngày tiếp theo ngày hết hạn nộp của kỳ có sai sót đến ngày liền kề trước ngày nộp tiền.
Ví dụ giả định: phát hiện thiếu thuế của một kỳ. Khai bổ sung và nộp ngay trong tuần thì tiền chậm nộp chỉ tính cho số ngày từ sau hạn tới lúc nộp; để thêm một tháng nữa mới nộp thì số ngày bị tính dài thêm đúng một tháng và tiền chậm nộp tăng theo. Khoản chênh thường không lớn, nhưng quan trọng hơn là số thuế thiếu đã được sửa trước khi bị phát hiện.
Sai một kỳ, ảnh hưởng dây chuyền sang kỳ sau
Với thuế giá trị gia tăng, số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau là cầu nối giữa các kỳ. Sửa số của một kỳ có thể làm thay đổi số chuyển sang kỳ tiếp theo, rồi kỳ sau nữa. Cần:
- Lập bảng theo dõi số thuế còn được khấu trừ từ kỳ có sai sót tới kỳ hiện tại, trước và sau khi sửa.
- Theo hướng dẫn hiện hành, xác định kỳ nào cần khai bổ sung, kỳ nào chỉ cần điều chỉnh chỉ tiêu chuyển kỳ.
- Với thuế thu nhập doanh nghiệp, sai sót của năm đã quyết toán ảnh hưởng tới số tạm nộp và quyết toán; cân nhắc khai bổ sung quyết toán năm đó.
Khi nào không nên tự sửa một mình
Nếu sai sót liên quan tới nhiều năm, số tiền lớn, hoặc doanh nghiệp đã nhận thông báo kiểm tra, nên trao đổi với cơ quan thuế quản lý hoặc người có chuyên môn trước khi nộp. Tự khai bổ sung nhiều kỳ mà sai cách có thể làm dữ liệu trên hệ thống rối hơn, sau này phải điều chỉnh thêm.
Sau khi đã có quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở, việc khai bổ sung đi theo quy định riêng; hỏi đoàn kiểm tra về cách xử lý.
Một thói quen giúp phát hiện sai sớm
Sau mỗi kỳ nộp tờ khai, đợi một hai tuần rồi rà lại một lần ngắn: tải hoá đơn đầu vào, đầu ra của kỳ đã khai, cộng lại và so với tờ khai. Khoảng cách thời gian giúp nhìn ra hoá đơn nhà cung cấp gửi trễ, hoá đơn điều chỉnh mới phát sinh, những thứ mà lúc khai chưa thấy. Sai phát hiện ở bước này thường chỉ mất vài chục ngày tiền chậm nộp.
Ghi chép nội bộ đi kèm mỗi lần khai bổ sung
Mỗi lần khai bổ sung nên để lại một trang ghi chép nội bộ: sai ở đâu, vì sao sai, ai phát hiện, đã sửa thế nào, đã nộp tiền ngày nào. Trang này có ba tác dụng. Một là khi cơ quan thuế hỏi về kỳ đó sau này, có sẵn câu trả lời. Hai là nhìn lại cả năm sẽ thấy loại sai nào lặp lại để sửa quy trình. Ba là khi thay người làm kế toán, người mới hiểu vì sao số liệu các kỳ có thay đổi.
Nếu cùng một loại sai lặp lại hai ba lần, ví dụ hoá đơn cuối tháng bị khai sang tháng sau, hãy sửa từ gốc: đổi ngày chốt số liệu hoặc thêm bước đối chiếu, thay vì tiếp tục khai bổ sung.
Tự kiểm tra ở đâu
Trong tài khoản thuế điện tử, xem danh sách tờ khai đã nộp của từng kỳ, trạng thái tờ khai bổ sung và số thuế còn phải nộp sau khi sửa. Đối chiếu hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử để chắc số liệu sửa đã đúng. Khi số nợ trên hệ thống không khớp sau khi đã nộp tiền, liên hệ cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Khai bổ sung có bị phạt không?
Tự khai bổ sung làm tăng số thuế thì nộp thêm thuế và tiền chậm nộp; việc có bị xử phạt hay không tuỳ trường hợp cụ thể theo quy định về xử phạt. Tự phát hiện và sửa sớm luôn tốt hơn bị phát hiện.
Khai bổ sung làm giảm số thuế thì sao?
Số nộp thừa có thể được bù trừ hoặc đề nghị hoàn theo quy định. Cần giải trình rõ lý do giảm.
Có được khai bổ sung nhiều lần cho một kỳ không?
Được, nhưng mỗi lần phải lập lại số liệu đúng của cả kỳ. Nên gom đủ sai sót rồi khai một lần.
Sai sót từ năm ngoái đã quyết toán thì làm thế nào?
Có thể phải khai bổ sung cả tờ khai kỳ và quyết toán năm. Nên hỏi cơ quan thuế về thứ tự.
Hoá đơn đầu vào nhận muộn thì có phải khai bổ sung không?
Tuỳ quy định hiện hành về kỳ kê khai hoá đơn đầu vào. Nhiều trường hợp được kê vào kỳ nhận được, không bắt buộc khai bổ sung.
Cán bộ thuế gọi điện nhắc sai sót thì có còn tự khai bổ sung được không?
Nếu chưa có quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở thì vẫn khai bổ sung được. Nên làm ngay.
