Chi tiêu trước khi có doanh thu: giữ hoá đơn thế nào để sau này được trừ

Các khoản chi trước khi có doanh thu — thuê văn phòng, mua bàn ghế, máy tính, làm thương hiệu, thiết kế sản phẩm — vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi công ty có lãi, nếu giữ đúng ba thứ: hoá đơn mang đúng tên và mã số thuế công ty, chứng từ thanh toán phù hợp, và hồ sơ cho thấy khoản chi phục vụ việc kinh doanh. Chưa có doanh thu không làm mất quyền này.

Cái dễ mất là chứng từ. Giai đoạn đầu mọi người mua sắm bằng thẻ cá nhân, lấy hoá đơn tên cá nhân hoặc quên lấy, và không ai ghi lại khoản nào đã ứng. Sáu tháng sau, khi kế toán bắt đầu làm sổ, phần lớn các khoản này không còn chứng minh được.

Thuế giá trị gia tăng đầu vào khi chưa bán được hàng

Thuế giá trị gia tăng đầu vào được kê khai khấu trừ theo kỳ phát sinh hoá đơn, không phụ thuộc đã có doanh thu hay chưa. Số chưa khấu trừ hết được chuyển sang kỳ sau. Điều kiện khấu trừ theo Luật 48/2024/QH15 vẫn áp dụng đầy đủ:

• Hàng hoá, dịch vụ dùng cho hoạt động chịu thuế mà công ty sẽ làm.
• Có hoá đơn giá trị gia tăng hợp pháp mang tên công ty.
• Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Giao dịch có thật.

Vì vậy, dù chưa bán được gì, công ty vẫn nên nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng đều đặn và đưa hoá đơn đầu vào vào đúng kỳ. Để dồn lại nhiều kỳ rồi mới kê khai sẽ khó đối chiếu hơn.

Hoá đơn mang tên ai: quy tắc duy nhất cần nhớ

Hoá đơn phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty. Hoá đơn ghi tên cá nhân người sáng lập không dùng để khấu trừ, và rất khó dùng làm chi phí của công ty.

Giai đoạn trước khi có giấy chứng nhận, công ty chưa có mã số thuế nên chưa thể nhận hoá đơn đúng tên. Các khoản chi thời kỳ này nên được gom lại với bảng kê, hợp đồng và chứng từ thanh toán, rồi hỏi ý kiến kế toán về cách ghi nhận phù hợp theo Luật Doanh nghiệp (công ty tiếp nhận các hợp đồng đã ký nhân danh công ty trước khi đăng ký). Cách an toàn là chờ có mã số thuế rồi mới mua những thứ lớn.

Thành viên ứng tiền trước: làm hoàn ứng cho có dấu vết

Khi tài khoản ngân hàng công ty chưa kịp mở, thành viên thường ứng tiền cá nhân. Cách làm để khoản chi vẫn thuộc về công ty:

1. Lấy hoá đơn mang tên công ty.
2. Lập giấy đề nghị thanh toán hoặc hoàn ứng, kèm hoá đơn và chứng từ thanh toán của người ứng.
3. Công ty chuyển khoản hoàn lại cho người ứng từ tài khoản công ty.

Riêng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng: trường hợp cá nhân thanh toán thay rồi công ty hoàn ứng cần đối chiếu kỹ với hướng dẫn hiện hành — Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng. Đơn giản nhất là để khoản mua lớn chờ tới khi công ty có tài khoản.

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Năm đầu, doanh nghiệp thường lỗ vì chi nhiều, thu ít. Khoản lỗ này được chuyển sang các năm sau để trừ vào thu nhập chịu thuế trong thời hạn luật cho phép. Nhưng chỉ những khoản chi đủ điều kiện chi phí được trừ mới tạo nên khoản lỗ được chuyển. Điều kiện chung: chi thực tế liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hoá đơn, chứng từ hợp pháp, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ ngưỡng quy định.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới có thể được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp ba năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Đang miễn thuế cũng không có nghĩa là sổ sách lỏng tay được: doanh nghiệp vẫn phải khai, quyết toán, và lỗ năm đầu vẫn là số liệu quan trọng cho các năm sau.

Những khoản chi hay bị loại ở giai đoạn đầu

• Đồ dùng cá nhân của người sáng lập ghi hoá đơn công ty.
• Chi tiếp khách, quà tặng không có hồ sơ cho thấy liên quan kinh doanh.
• Thuê nhà của thành viên không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán và khấu trừ thuế theo quy định.
• Khoản mua qua người trung gian với hoá đơn không khớp người bán thật.

Các khoản này không làm hỏng cả năm, nhưng cộng lại có thể đáng kể và làm quyết toán đầu tiên mất thời gian giải trình.

Chi phí lớn nên chia thời điểm thế nào

Không phải khoản chi nào cũng tính hết vào chi phí năm phát sinh. Máy móc, thiết bị đạt tiêu chuẩn tài sản cố định được trích khấu hao qua nhiều năm; một số khoản như chi phí sửa chữa lớn, công cụ dụng cụ có giá trị đáng kể có thể được phân bổ qua nhiều kỳ theo chính sách kế toán. Tiêu chuẩn tài sản cố định và khung thời gian khấu hao theo văn bản hướng dẫn hiện hành.

Với công ty mới, điều này có một ý nghĩa thực tế: chi phí đầu tư ban đầu sẽ được trừ dần trong những năm có doanh thu, chứ không dồn cả vào năm đầu lỗ. Hãy lập danh sách tài sản ngay khi mua, ghi ngày đưa vào sử dụng, bộ phận dùng và thời gian khấu hao dự kiến. Danh sách này là căn cứ khi quyết toán và khi cơ quan thuế hỏi về chi phí khấu hao.

Tổ chức lưu trữ ngay từ tháng đầu

Một thư mục điện tử theo năm, tháng; mỗi khoản chi một tệp gồm hoá đơn, hợp đồng hoặc báo giá, chứng từ thanh toán. Bản giấy nếu có thì xếp theo cùng thứ tự. Chứng từ kế toán lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.

Tự kiểm tra ở đâu: cuối mỗi tháng, tải danh sách hoá đơn mua vào trên cổng hoá đơn điện tử và đối chiếu với thư mục lưu trữ; khoản nào trên cổng mà không có trong thư mục thì hỏi ngay người mua. Kiểm tra người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế với các khoản mua lớn. Muốn hiểu kỹ hơn điều kiện chi phí, xem mục chi phí được trừ trên Khấu Trừ.