Trong tháng đầu sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có bảy việc thuế nên làm dứt điểm một lần: kích hoạt tài khoản thuế điện tử, có chữ ký số, mở và thông báo tài khoản ngân hàng của công ty, đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, xác định kỳ khai thuế, chọn cách giữ sổ sách, và dựng lịch hạn cho cả năm. Làm xong bảy việc này, những tháng sau chỉ còn là lặp lại nhịp đều.
Lý do nên làm gọn ngay từ đầu rất thực tế: mỗi việc bỏ dở sẽ quay lại đúng lúc bận nhất, thường là khi có hợp đồng đầu tiên cần xuất hoá đơn hoặc khi đến hạn nộp tờ khai đầu tiên. Sửa một thiết lập sai sau sáu tháng tốn công hơn nhiều so với làm đúng trong tuần đầu. Dưới đây là thứ tự gợi ý, kèm những chỗ người mới hay vấp.
Việc một và hai: tài khoản thuế điện tử và chữ ký số
Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, nên công ty đã có “danh tính” với cơ quan thuế ngay khi được cấp giấy chứng nhận. Việc tiếp theo là có tài khoản giao dịch thuế điện tử để nộp tờ khai, nộp tiền và nhận thông báo. Hầu hết thủ tục thuế của doanh nghiệp hiện nay đi qua kênh này, nên chưa có tài khoản thì gần như chưa làm được gì.
Chữ ký số là thứ đi kèm. Khi mua, nên để ý ba điểm: thời hạn chứng thư (ghi vào lịch nhắc gia hạn), ai giữ thiết bị, và mật khẩu được cất ở đâu. Thiết bị chữ ký số nên do người đại diện hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản giữ, không để trôi nổi giữa các nhân viên.
- Email và số điện thoại đăng ký tài khoản thuế nên là của công ty, không phải của một nhân viên sắp nghỉ.
- Lưu thông tin đăng nhập ở một nơi có kiểm soát, ghi rõ ai được biết.
Việc ba: tài khoản ngân hàng đứng tên công ty
Tài khoản ngân hàng của công ty là nền của gần như mọi điều kiện thuế sau này. Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15; tiền lương trả qua ngân hàng giúp đối chiếu thuế thu nhập cá nhân; tiền khách trả vào đúng tài khoản công ty giúp doanh thu khớp với hoá đơn.
Sau khi mở tài khoản, kiểm tra xem thông tin tài khoản đã được cập nhật với cơ quan quản lý theo cách mà quy định hiện hành yêu cầu chưa (thường qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế). Việc này làm một lần, nhưng quên thì về sau dễ bị hỏi.
Điều nên tránh ngay từ đầu: nhận tiền bán hàng qua tài khoản cá nhân của chủ. Thói quen này tiện trong vài tuần đầu nhưng làm doanh thu không khớp sổ, và là dấu hiệu rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu ngân hàng.
Việc bốn: đăng ký hoá đơn điện tử trước khi cần
Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế và chọn một nhà cung cấp giải pháp hoá đơn. Nên làm việc này trước khi ký hợp đồng bán hàng đầu tiên, vì hồ sơ đăng ký cần thời gian được chấp nhận, trong khi khách hàng thường muốn có hoá đơn ngay khi giao hàng.
Khi thiết lập, dành thời gian cho ba việc: nhập đúng tên, địa chỉ, mã số thuế công ty theo giấy chứng nhận; tạo sẵn danh mục hàng hoá, dịch vụ với thuế suất đúng; và thử lập một hoá đơn nháp để quen thao tác điều chỉnh, thay thế. Khung pháp lý về hoá đơn là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, cùng Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 1/7/2026 — nhà cung cấp giải pháp thường cập nhật theo văn bản mới, nhưng người dùng vẫn nên tự đọc thông báo của cơ quan thuế.
Việc năm: xác định kỳ khai và loại tờ khai phải nộp
Không phải công ty nào cũng nộp cùng một bộ tờ khai. Cần trả lời rõ:
- Thuế giá trị gia tăng khai theo phương pháp nào, theo tháng hay theo quý.
- Có trả lương, trả thù lao cho cá nhân không — nếu có thì phát sinh tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý và quyết toán năm.
Tiêu chí khai tháng hay quý do quy định về quản lý thuế đặt ra, dựa trên doanh thu và thời gian hoạt động. Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 là khung chung; văn bản hướng dẫn mới nhất là Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Ghi lại lựa chọn của công ty vào một trang giấy, kèm lý do, để người kế toán sau tiếp nhận không phải đoán.
Việc sáu và bảy: cách giữ sổ và lịch hạn cả năm
Công ty nhỏ có ba cách: người sáng lập tự làm với phần mềm, thuê dịch vụ kế toán, hoặc tuyển kế toán. Cách nào cũng được, miễn trả lời được câu hỏi: chứng từ gốc được cất ở đâu, ai nhập, ai kiểm. Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên thư mục lưu trữ nên được đặt tên theo năm và tháng ngay từ đầu.
Lịch hạn là việc cuối nhưng quan trọng. Theo Luật Quản lý thuế, tờ khai tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau; tờ khai quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau; quyết toán năm của tổ chức nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau năm tài chính. Đưa các mốc này vào lịch chung của công ty, đặt nhắc trước năm ngày, và kiểm tra lại khi có văn bản mới.
Những việc chưa cần vội trong tháng đầu
Để tháng đầu nhẹ, cũng nên biết việc gì chưa cần làm ngay:
- Lệ phí môn bài: theo Nghị quyết 198/2025/QH15, lệ phí này được bãi bỏ từ 1/1/2026, nên công ty thành lập từ năm 2026 không còn khoản này.
- Thủ tục ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp: doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới có thể được miễn thuế ba năm theo cùng nghị quyết, nhưng việc cần làm lúc này chỉ là giữ hồ sơ chứng minh điều kiện, không phải nộp gì ngay.
- Phần mềm quản trị lớn: chưa có doanh thu thì một phần mềm kế toán gọn là đủ; mở rộng sau.
Tự kiểm tra ở đâu: sau khi làm xong, tra lại mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem trạng thái, cơ quan thuế quản lý; đăng nhập tài khoản thuế điện tử xem đã có danh sách tờ khai phải nộp chưa; và tra trên cổng hoá đơn điện tử xem đăng ký hoá đơn đã được chấp nhận. Cần một bảng kiểm đầy đủ hơn, xem mục bảng kiểm cho doanh nghiệp mới trên Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có doanh thu thì có phải nộp tờ khai không?
Có. Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế thì vẫn nộp tờ khai theo kỳ dù chưa phát sinh doanh thu, số liệu có thể bằng không. Bỏ nộp vì nghĩ “chưa có gì” là lỗi người mới hay gặp nhất và dễ dẫn tới bị xử lý chậm nộp tờ khai.
Có cần ra cơ quan thuế để kích hoạt tài khoản không?
Phần lớn trường hợp làm được trực tuyến với chữ ký số. Nếu hệ thống yêu cầu xác thực bổ sung hoặc thông tin đăng ký có sai lệch, cơ quan thuế quản lý sẽ hướng dẫn. Nên kiểm tra thông báo trên tài khoản trước khi tính chuyện ra quầy.
Người sáng lập tự làm kế toán năm đầu có được không?
Được, nếu nắm được việc ghi sổ, lập tờ khai và lưu chứng từ. Nhiều công ty nhỏ làm như vậy trong năm đầu. Chỗ cần cẩn thận là quyết toán cuối năm và báo cáo tài chính, lúc đó nên có người có chuyên môn rà lại.
Mua chữ ký số trước hay đăng ký hoá đơn trước?
Chữ ký số trước, vì đăng ký hoá đơn điện tử và các giao dịch thuế điện tử đều cần ký bằng chữ ký số. Hai việc có thể làm trong cùng một tuần.
Tiền góp vốn đã chuyển vào tài khoản cá nhân giám đốc thì xử lý thế nào?
Nên chuyển số tiền đó vào tài khoản công ty kèm chứng từ ghi rõ nội dung góp vốn của từng thành viên, và lưu giải thích bằng văn bản. Để lâu thì khó chứng minh nguồn vốn và dễ lẫn với tiền cá nhân.
Thay đổi địa chỉ ngay sau khi thành lập có ảnh hưởng thuế không?
Có thể làm thay đổi cơ quan thuế quản lý nếu chuyển sang địa bàn khác. Nên làm thủ tục thay đổi đăng ký trước, rồi kiểm tra lại trên trang tra cứu xem cơ quan thuế quản lý đã cập nhật chưa trước khi nộp tờ khai tiếp theo.
