Đã nộp đủ nợ thuế mà tài khoản, hoá đơn vẫn bị chặn: làm gì để thông lại

Nộp đủ tiền không tự động gỡ ngay mọi biện pháp đã áp dụng. Việc cần làm là đối chiếu để chắc số nợ trên hệ thống đã về không (kể cả tiền chậm nộp phát sinh tới ngày nộp), rồi đề nghị cơ quan thuế ban hành văn bản chấm dứt biện pháp cưỡng chế, và mang văn bản đó tới ngân hàng hoặc chờ việc khôi phục hoá đơn được cập nhật. Chủ động từng bước thì thời gian nghẽn ngắn lại rõ rệt.

Các biện pháp cưỡng chế nợ thuế như trích tiền từ tài khoản, phong toả tài khoản, ngừng sử dụng hoá đơn được quy định trong Luật Quản lý thuế. Theo luật, khi người nộp thuế đã nộp đủ số tiền bị cưỡng chế, biện pháp được chấm dứt; thủ tục và thời hạn cụ thể tra văn bản hướng dẫn hiện hành.

Vì sao vẫn bị chặn sau khi nộp đủ

• Còn tiền chậm nộp: số nợ gốc đã nộp nhưng tiền chậm nộp tính tới ngày nộp chưa nộp.
• Tiền nộp chưa được ghi nhận đúng khoản: sai tiểu mục, sai kỳ, nộp cho đơn vị khác.
• Còn khoản nợ khác ngoài khoản trong quyết định cưỡng chế, ví dụ nợ của chi nhánh.
• Thời gian xử lý: văn bản chấm dứt cần được ban hành và gửi tới ngân hàng, hệ thống hoá đơn cần được cập nhật.

Bước 1: đối chiếu số nợ tới đồng cuối cùng

Mở tài khoản thuế điện tử, xem chi tiết nghĩa vụ: số phải nộp, đã nộp, còn nợ, tiền chậm nộp. Đặt cạnh quyết định cưỡng chế và các chứng từ đã nộp. Nếu còn một khoản nhỏ, nộp ngay — đừng để vài trăm nghìn tiền chậm nộp giữ cả tài khoản ngân hàng. Nếu thấy đã nộp mà hệ thống chưa ghi nhận, chuẩn bị chứng từ để đề nghị điều chỉnh.

Bước 2: đề nghị chấm dứt cưỡng chế

Gửi văn bản cho cơ quan thuế quản lý, nêu: quyết định cưỡng chế số, ngày; số tiền bị cưỡng chế; các chứng từ đã nộp; đề nghị chấm dứt biện pháp. Kèm bản sao chứng từ nộp. Gửi qua kênh điện tử để có dấu thời gian, đồng thời gọi hoặc đến bộ phận quản lý nợ để báo đã gửi. Văn bản ngắn, đủ số liệu, giúp cán bộ xử lý nhanh.

Bước 3: tài khoản ngân hàng

Ngân hàng chỉ giải toả khi nhận được văn bản của cơ quan thuế. Khi có văn bản chấm dứt:

• Xác nhận cơ quan thuế đã gửi tới ngân hàng hay doanh nghiệp tự mang tới.
• Liên hệ chi nhánh ngân hàng quản lý tài khoản, cung cấp bản sao.
• Kiểm tra lại số dư khả dụng sau khi giải toả.

Bước 4: hoá đơn

Với biện pháp ngừng sử dụng hoá đơn, sau khi có văn bản chấm dứt, trạng thái sử dụng hoá đơn được khôi phục trên hệ thống. Kiểm tra bằng cách thử lập một hoá đơn và xem có được cấp mã không, hoặc tra trạng thái trên tài khoản. Nếu sau thời gian hợp lý vẫn không lập được, liên hệ cơ quan thuế kèm văn bản chấm dứt, và nhà cung cấp phần mềm hoá đơn để loại trừ lỗi kỹ thuật.

Giảm thiệt hại trong lúc chờ

• Báo khách hàng lớn về việc chậm hoá đơn vài ngày và thời điểm dự kiến.
• Với khoản phải thu, nhờ khách chuyển vào tài khoản khác của doanh nghiệp không bị phong toả nếu có, và đã thông báo với cơ quan thuế theo quy định.
• Không dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng thay — rủi ro về thuế và chứng từ.

Ví dụ giả định

Giả sử một công ty bị ngừng sử dụng hoá đơn vì nợ 120 triệu đồng. Thứ hai công ty nộp đủ 120 triệu. Thứ ba vẫn chưa lập được hoá đơn. Kế toán mở tài khoản thuế, thấy còn 1,8 triệu đồng tiền chậm nộp tính tới ngày nộp. Nộp ngay trong buổi sáng, chiều gửi văn bản đề nghị chấm dứt biện pháp kèm hai chứng từ. Sáng thứ năm, trạng thái hoá đơn được khôi phục. Nếu chờ cơ quan thuế tự phát hiện khoản 1,8 triệu, thời gian nghẽn có thể dài hơn nhiều.

Để không lặp lại

Sau khi thông lại, rà nguyên nhân dẫn tới nợ: không có tiền dự phòng thuế, không theo dõi thông báo, hay nộp sai thông tin. Lập tài khoản dự phòng thuế, cập nhật hộp thư nhận thông báo, và rà nợ lặt vặt mỗi quý. Khi thấy trước sẽ khó nộp, liên hệ cơ quan thuế sớm để tìm hướng như gia hạn hoặc nộp dần nếu thuộc diện.

Giữ liên lạc với bộ phận quản lý nợ

Trong suốt quá trình từ khi nhận quyết định cưỡng chế tới khi được gỡ, nên có một người của doanh nghiệp giữ liên lạc với bộ phận quản lý nợ của cơ quan thuế quản lý. Người này nắm số quyết định, số tiền, các chứng từ đã nộp, và là đầu mối nhận văn bản. Khi mọi trao đổi đi qua một người, thông tin không bị lạc giữa kế toán, giám đốc và ngân hàng.

Văn bản đề nghị nên có những gì

• Tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp; người liên hệ và số điện thoại.
• Số, ngày của quyết định cưỡng chế và biện pháp đang áp dụng.
• Danh sách chứng từ nộp tiền: ngày, số tiền, loại thuế, kỳ.
• Xác nhận tổng số đã nộp bằng hoặc lớn hơn số bị cưỡng chế, kể cả tiền chậm nộp.
• Đề nghị cụ thể: chấm dứt biện pháp, gửi thông báo cho ngân hàng hoặc khôi phục hoá đơn.

Một trang là đủ. Văn bản càng rõ, người xử lý càng ít phải gọi lại hỏi.

Tự kiểm tra ở đâu

Số nợ, tiền chậm nộp và trạng thái cưỡng chế xem trong tài khoản thuế điện tử. Trạng thái hoá đơn kiểm tra trên cổng hoá đơn điện tử. Văn bản chấm dứt biện pháp và việc gửi ngân hàng hỏi cơ quan thuế quản lý, bộ phận quản lý nợ.