Người sáng lập nên tự nắm năm quyết định: ai có quyền truy cập tài khoản thuế và chữ ký số, quy tắc tiền ra vào tài khoản công ty, các lựa chọn kế toán ảnh hưởng thuế (như cách tính giá vốn, khấu hao), lịch hạn nộp, và ai được ký, gửi tờ khai. Phần còn lại — nhập liệu, lập tờ khai, đối chiếu — cứ giao cho người làm nghề.
Lý do rất thực tế: người đại diện theo pháp luật là người chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế về số liệu công ty đã khai, kể cả khi kế toán làm sai. Nắm năm quyết định này không đòi hỏi biết hạch toán; chỉ cần mỗi tháng dành khoảng một giờ cho việc kiểm lại.
Quyết định một: ai giữ chìa khoá
“Chìa khoá” ở đây là tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, tài khoản cổng hoá đơn và quyền duyệt chuyển tiền ngân hàng. Người sáng lập không cần tự thao tác, nhưng cần biết:
- Tài khoản đăng ký bằng email, số điện thoại nào — nên là của công ty.
- Ai đang giữ thiết bị chữ ký số, và có văn bản giao việc không.
- Mật khẩu được đổi khi nào, lần cuối đổi là khi có người nghỉ việc chưa.
Kinh nghiệm chung: khi đổi kế toán hoặc đổi dịch vụ kế toán, việc mất nhiều thời gian nhất là lấy lại quyền truy cập. Nắm từ đầu thì bàn giao chỉ mất một buổi.
Quyết định hai: quy tắc tiền ra vào
Một trang quy chế ngắn đủ để sổ sách gọn:
- Tiền bán hàng chỉ vào tài khoản công ty, không qua tài khoản cá nhân.
- Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên chuyển khoản, để đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15 và làm căn cứ chi phí.
- Tạm ứng có giấy đề nghị và hoàn ứng trong thời hạn nội bộ.
- Rút tiền mặt có mục đích ghi rõ.
Người sáng lập là người phá quy chế nhiều nhất — dùng thẻ cá nhân trả chi phí công ty, cho công ty “mượn” tiền không giấy tờ. Ghi quy chế ra giấy chính là để tự giữ mình.
Quyết định ba: các lựa chọn kế toán ảnh hưởng thuế
Một số lựa chọn được làm một lần rồi dùng nhiều năm, và ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế:
| Lựa chọn | Vì sao người sáng lập cần biết |
|---|---|
| Phương pháp tính giá xuất kho | Ảnh hưởng giá vốn và lợi nhuận từng kỳ |
| Thời gian khấu hao tài sản | Ảnh hưởng chi phí từng năm, trong khung quy định |
| Chế độ kế toán áp dụng | Quyết định mẫu sổ, báo cáo |
| Cách ghi nhận doanh thu dự án dài | Ảnh hưởng thời điểm phát sinh thuế |
Không cần tự chọn phương án kỹ thuật, nhưng cần được kế toán giải thích và ký duyệt bằng văn bản. Những lựa chọn này thường phải áp dụng nhất quán, không đổi tuỳ tiện giữa các năm.
Quyết định bốn: lịch hạn là của công ty, không phải của kế toán
Lịch hạn nộp tờ khai và nộp tiền nên nằm trong lịch chung của công ty. Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: tờ khai tháng hạn ngày 20 tháng sau; tờ khai quý hạn ngày cuối cùng tháng đầu quý sau; quyết toán năm của tổ chức hạn ngày cuối cùng tháng thứ ba sau năm tài chính. Kiểm tra lại mỗi khi có văn bản mới.
Lợi ích lớn nhất là về dòng tiền: biết trước ngày nộp và số tiền dự kiến thì không bị động. Tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế nộp chậm, theo tỷ lệ quy định hiện hành — càng chậm càng tăng, nên chậm vài tuần cũng thành khoản đáng kể.
Quyết định năm: ai ký và gửi tờ khai
Tờ khai được ký bằng chữ ký số của công ty. Quy trình tốt là: kế toán lập, người sáng lập xem các con số chính (doanh thu, thuế phải nộp, thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau), rồi mới ký gửi. Chỉ cần so với tháng trước; biến động lớn thì hỏi lý do.
Nếu thuê dịch vụ kế toán hoặc đại lý thuế, hợp đồng nên ghi rõ phạm vi uỷ quyền ký, gửi và trách nhiệm khi sai sót. Giao hẳn quyền ký nhưng vẫn yêu cầu gửi bản tờ khai sau khi nộp để lưu.
Khi đổi người làm kế toán: năm quyết định giúp bàn giao gọn
Công ty nhỏ đổi kế toán khá thường xuyên trong vài năm đầu: người làm bán thời gian nghỉ, dịch vụ kế toán không hợp, hoặc công ty lớn lên cần người chuyên trách. Nếu người sáng lập đã nắm năm quyết định ở trên, bàn giao chỉ còn là việc chuyển tài liệu.
Bộ bàn giao tối thiểu nên có:
- Danh sách tài khoản, người giữ, ngày đổi mật khẩu gần nhất.
- Quy chế tiền ra vào và các chính sách kế toán đã ký duyệt.
- Lịch hạn cả năm và danh sách tờ khai đã nộp, kèm bản lưu.
- Số dư các tài khoản tại ngày bàn giao, có đối chiếu với sao kê.
- Danh sách việc đang dở: hoá đơn cần điều chỉnh, thông báo chưa trả lời, khoản tạm ứng chưa hoàn.
Ký biên bản bàn giao có ngày tháng và chữ ký hai bên. Những sai sót phát sinh trước ngày bàn giao khi đó có mốc rõ ràng, người mới không phải gánh thay và người cũ cũng có căn cứ khi được hỏi lại.
Một giờ mỗi tháng: bảng kiểm cho người sáng lập
- Doanh thu trên sổ có khớp tiền về tài khoản công ty không?
- Hoá đơn mua vào lớn trong tháng là gì, đã trả qua ngân hàng chưa?
- Tờ khai tháng hoặc quý đã nộp chưa, số phải nộp bao nhiêu?
- Có thông báo mới nào từ cơ quan thuế trên tài khoản không?
- Có ai mới được cấp hoặc bị thu quyền truy cập không?
Tự kiểm tra ở đâu: đăng nhập tài khoản thuế điện tử bằng quyền xem để thấy tờ khai đã nộp và số tiền đã nộp; cổng hoá đơn điện tử để xem hoá đơn đầu ra, đầu vào; sao kê ngân hàng để đối chiếu. Cần chuẩn bị cách làm việc với kế toán, xem thêm mục làm việc với kế toán trên Thuế 360.
Câu hỏi thường gặp
Thuê dịch vụ kế toán rồi thì người đại diện còn chịu trách nhiệm không?
Còn. Dịch vụ kế toán chịu trách nhiệm với công ty theo hợp đồng, nhưng trước cơ quan thuế, người nộp thuế là công ty và người đại diện là người đứng tên. Vì vậy vẫn cần kiểm lại số liệu chính trước khi ký.
Người sáng lập không biết kế toán thì kiểm được gì?
Kiểm được những câu hỏi đơn giản: tiền về có khớp doanh thu không, tờ khai đã nộp chưa, số thuế có biến động bất thường không. Những câu hỏi này không cần kỹ thuật hạch toán.
Có nên để kế toán giữ chữ ký số luôn không?
Có thể, nếu có văn bản giao việc rõ ràng và biết ai đang giữ. Khi kế toán nghỉ, việc đầu tiên là thu hồi thiết bị và đổi mật khẩu.
Đổi phương pháp tính giá vốn giữa năm được không?
Chính sách kế toán cần áp dụng nhất quán. Thay đổi phải có lý do hợp lý và trình bày theo quy định kế toán. Không nên đổi chỉ để thay đổi số thuế một kỳ.
Người sáng lập tự xem tài khoản thuế điện tử có làm lộn xộn không?
Chỉ xem thì không ảnh hưởng gì. Nên thống nhất với kế toán rằng mọi thao tác nộp, sửa đều do một người làm để tránh nộp trùng.
Bao lâu nên đổi mật khẩu tài khoản thuế một lần?
Không có quy tắc cứng, nhưng tối thiểu nên đổi mỗi khi có người được biết mật khẩu nghỉ việc hoặc hết hợp đồng dịch vụ. Ghi ngày đổi vào sổ quản lý quyền truy cập.
