Bán hàng ra nước ngoài lần đầu: cho hợp đồng, tiền về và tờ khai hải quan khớp nhau

Hàng hoá xuất khẩu được áp thuế suất giá trị gia tăng 0% theo Luật 48/2024/QH15 khi doanh nghiệp có đủ bộ hồ sơ khớp nhau: hợp đồng với bên nước ngoài, tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các chứng từ khác theo quy định. Thuế đầu vào của hàng xuất khẩu vẫn được khấu trừ nếu đủ điều kiện. Chỗ vướng hay gặp không phải ở từng giấy tờ, mà ở việc các giấy tờ không khớp nhau về tên, số lượng, trị giá hay thời điểm.

Lô đầu tiên là lúc tốt nhất để lập khuôn: làm đúng một lần, các lô sau chỉ việc lặp lại. Bài này tập trung vào phía thuế nội địa; phần thủ tục hải quan, mã hàng và ưu đãi thuế quan có chuyên mục riêng.

Bộ hồ sơ tối thiểu cho một lô hàng

1. Hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng được chấp nhận) với khách hàng nước ngoài: tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, phương thức và thời hạn thanh toán.
2. Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu đã thông quan.
3. Hoá đơn theo quy định về hoá đơn cho hàng xuất khẩu.
4. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: tiền khách nước ngoài chuyển về tài khoản doanh nghiệp.
5. Chứng từ vận tải, danh sách đóng gói và các chứng từ khác theo điều kiện giao hàng.

Điều kiện cụ thể để áp thuế suất 0% và các trường hợp đặc biệt (thanh toán bù trừ, thanh toán qua bên thứ ba) nằm trong Luật 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Trường hợp đặc biệt nên đọc kỹ trước khi ký hợp đồng, không phải sau khi đã giao hàng.

Cho bốn chứng từ khớp nhau

Mỗi điểm lệch đều có cách xử lý (phụ lục hợp đồng, văn bản thoả thuận ba bên, điều chỉnh hoá đơn…), nhưng xử lý ngay khi phát sinh thì nhẹ, để tới khi cơ quan thuế hỏi thì nặng. Người phụ trách bán hàng quốc tế cần biết bảng này, không chỉ kế toán.

Tiền về: đúng người trả, đúng tài khoản

Tiền phải từ khách hàng nước ngoài chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp xuất khẩu qua ngân hàng. Khách trả qua một bên thứ ba, hoặc trả vào tài khoản cá nhân của người Việt đại diện, là hai tình huống dễ mất điều kiện thuế suất 0% nếu không có hồ sơ đúng quy định.

Với hợp đồng trả chậm, hồ sơ tại thời điểm khai thuế chưa có chứng từ thanh toán; quy định cho phép cách xử lý riêng với trường hợp này. Kế toán cần theo dõi đến hạn thanh toán: tiền không về đúng hạn thì phải xử lý theo quy định, không để “treo” vô thời hạn.

Thuế đầu vào của hàng xuất khẩu

Hàng xuất khẩu chịu thuế suất 0% vẫn là hoạt động chịu thuế, nên thuế giá trị gia tăng đầu vào dùng cho sản xuất hàng xuất khẩu được khấu trừ nếu đủ bốn điều kiện: dùng cho hoạt động chịu thuế, hoá đơn hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng, giao dịch có thật.

Doanh nghiệp xuất khẩu thường có số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra, và có thể thuộc diện được hoàn thuế theo điều kiện của luật. Nếu dự tính đề nghị hoàn, hồ sơ từng lô phải chặt từ đầu, vì hồ sơ hoàn sẽ được đối chiếu đúng những chứng từ này.

Lưu hồ sơ theo lô, không theo loại giấy

Cách lưu gọn nhất: mỗi lô hàng một thư mục, đặt tên theo số hợp đồng và ngày xuất. Trong đó có đủ hợp đồng, tờ khai, hoá đơn, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán. Khi cần chứng minh một lô, mở một thư mục là đủ, không phải đi gom từ năm nơi.

Kèm theo là một bảng theo dõi tất cả các lô: ngày xuất, trị giá, hạn thanh toán, ngày tiền về, số tiền về, chênh lệch. Bảng này giúp phát hiện lô nào còn treo tiền và là căn cứ khi làm hồ sơ hoàn thuế.

Tỷ giá và thời điểm ghi doanh thu

Hợp đồng xuất khẩu thường ghi bằng ngoại tệ, trong khi sổ sách và tờ khai thuế bằng đồng Việt Nam. Doanh thu được quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận theo quy định kế toán và thuế; khi tiền về, chênh lệch tỷ giá giữa lúc ghi doanh thu và lúc nhận tiền được ghi nhận riêng, không làm thay đổi doanh thu đã ghi.

Thời điểm ghi nhận doanh thu xuất khẩu gắn với việc chuyển giao hàng hoá theo điều kiện giao hàng và quy định hiện hành. Kế toán nên thống nhất một nguyên tắc với bộ phận bán hàng — ví dụ căn cứ vào ngày thông quan hoặc ngày giao hàng lên phương tiện — ghi vào quy chế và áp dụng nhất quán cho mọi lô. Đổi cách làm giữa các lô sẽ khiến doanh thu các kỳ khó so sánh và khó giải trình.

Tự kiểm tra ở đâu trước khi khai thuế

Trước khi đưa doanh thu xuất khẩu vào tờ khai giá trị gia tăng mỗi kỳ, kiểm:

• Tờ khai hải quan đã thông quan, thông tin khớp hợp đồng — tra trên hệ thống hải quan điện tử.
• Hoá đơn xuất khẩu đã lập đúng — tra trên cổng hoá đơn điện tử.
• Tiền đã về hoặc hạn thanh toán còn trong thời hạn — đối chiếu sao kê ngân hàng.
• Khách hàng nước ngoài đúng là pháp nhân ghi trên hợp đồng.

Phần hải quan và thuế suất xuất khẩu chi tiết hơn, xem mục thuế xuất khẩu trên Thuế Quan.