Khi doanh nghiệp mở thêm gian hàng trên sàn thương mại điện tử, doanh thu tính thuế là giá bán hàng hoá cho người mua, không phải số tiền sàn chuyển về sau khi trừ phí. Phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển mà doanh nghiệp chịu là chi phí, có hoá đơn riêng từ sàn hoặc đơn vị cung cấp. Giữ hai dòng này tách bạch từ ngày đầu là điều kiện để sổ sách khớp.
Việc cần làm vì vậy gồm ba phần: thiết lập cách lập hoá đơn cho đơn hàng trên sàn, tải và lưu dữ liệu đơn hàng, và đối soát hằng tháng giữa ba nguồn — báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán của sàn, và sao kê ngân hàng. Bài này đi qua từng phần.
Doanh nghiệp khác hộ kinh doanh trên sàn ở điểm nào
Từ năm 2025, sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay thuế cho hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn theo quy định. Doanh nghiệp thì khác: doanh nghiệp tự kê khai, nộp thuế như với mọi kênh bán khác, sàn không nộp thay.
Điều này có nghĩa là doanh thu trên sàn phải vào sổ kế toán của doanh nghiệp đầy đủ, xuất hoá đơn theo quy định và lên tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp bình thường. Gian hàng cần đăng ký dưới tên doanh nghiệp, với mã số thuế doanh nghiệp, không dùng tài khoản bán hàng của cá nhân nhân viên.
Hoá đơn cho đơn hàng trực tuyến
Doanh nghiệp bán hàng phải lập hoá đơn khi bán. Với khách lẻ không lấy hoá đơn, quy định về hoá đơn có hướng dẫn riêng về cách lập (có trường hợp được lập tổng hợp), nhưng điều kiện và cách làm cụ thể phải theo văn bản hiện hành — Nghị định 123/2020/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ điện tử và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nguyên tắc thực dụng:
- Khách là doanh nghiệp cần hoá đơn: lập hoá đơn đúng tên, mã số thuế của khách cho đơn đó.
- Khách lẻ: xác định với kế toán cách lập theo quy định, và thời điểm lập phải khớp thời điểm giao hàng.
- Hoá đơn ghi giá bán thực tế cho người mua (sau khuyến mại do người bán chịu), không ghi số tiền sàn chuyển về.
Mã giảm giá, phí sàn và hàng hoàn: ba chỗ hay lệch
| Khoản | Xử lý thường gặp |
|---|---|
| Mã giảm giá do người bán tài trợ | Giảm giá bán, ghi nhận theo cách lập hoá đơn phù hợp |
| Mã giảm giá do sàn tài trợ | Người mua trả ít hơn nhưng người bán vẫn nhận đủ; doanh thu theo giá người bán thu |
| Phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ | Chi phí, lấy hoá đơn của sàn theo tháng |
| Hàng hoàn, huỷ sau khi đã lập hoá đơn | Điều chỉnh hoá đơn theo quy định, không xoá đơn khỏi sổ |
Cách ghi nhận cụ thể từng loại khuyến mại có thể khác nhau tuỳ cơ chế của sàn và quy định hiện hành; kế toán nên đọc kỹ điều khoản của sàn và xác định một lần, ghi thành quy tắc.
Tải và lưu dữ liệu đơn hàng mỗi tháng
Dữ liệu trên sàn không nằm đó mãi, và định dạng báo cáo có thể thay đổi. Mỗi tháng, tải về và lưu ba loại báo cáo:
- Báo cáo đơn hàng: mã đơn, ngày, giá trị, trạng thái (giao thành công, hoàn, huỷ).
- Báo cáo thanh toán, đối soát của sàn: số tiền chuyển về và các khoản phí đã trừ.
- Hoá đơn phí của sàn.
Lưu cùng thư mục với sao kê ngân hàng của tháng đó. Chứng từ kế toán lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán; dữ liệu đơn hàng là căn cứ doanh thu nên cũng nên lưu cùng thời hạn.
Đối soát ba nguồn: công thức đơn giản
Mỗi tháng, một bảng tính với ba cột là đủ:
Doanh thu theo đơn hàng giao thành công − phí sàn và phí thanh toán − hàng hoàn ± chênh lệch thời điểm = tiền về tài khoản.
Chênh lệch thời điểm là tiền của đơn tháng này nhưng sàn chuyển về tháng sau. Bảng đối soát nên chỉ ra số tiền đó rõ ràng. Nếu còn khoản chênh không giải thích được, dừng lại tìm nguyên nhân trước khi khai thuế. Nhiều doanh nghiệp để khoản chênh tích luỹ vài tháng, tới khi cộng lại thì không còn lần ra được.
Tự kiểm tra ở đâu: đối chiếu tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử với doanh thu trên sổ và bảng đối soát; kiểm tra tài khoản nhận tiền của gian hàng là tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp. Muốn xem cách tổ chức dữ liệu nhiều kênh, tham khảo mục bán hàng đa kênh trên Thuế 365.
Tồn kho khi bán trên nhiều kênh
Hàng bán trên sàn thường lấy từ cùng kho với cửa hàng hoặc kênh bán buôn. Nếu phần mềm kho không biết đơn nào xuất cho sàn, tồn kho trên sổ sẽ lệch dần với thực tế. Có hai việc nên làm từ đầu: mỗi đơn sàn khi giao phải có phiếu xuất kho tương ứng, và hàng hoàn về phải được nhập lại kho với trạng thái rõ ràng (còn bán được, hỏng, chờ xử lý).
Nếu dùng kho của sàn hoặc đơn vị giữ hộ, hàng gửi ở đó vẫn là hàng của doanh nghiệp. Cần biên bản giao nhận khi gửi hàng và báo cáo tồn định kỳ từ bên giữ hộ để đối chiếu. Kiểm kê cuối năm phải tính cả số hàng này.
Khi kênh sàn lớn lên
Khi doanh thu sàn chiếm phần lớn, việc nhập tay không còn theo kịp. Lúc đó nên nghĩ tới kết nối dữ liệu giữa sàn, phần mềm bán hàng, hoá đơn và kế toán. Trước khi chọn giải pháp, hãy chắc rằng quy tắc ghi nhận (doanh thu, khuyến mại, phí, hàng hoàn) đã được viết ra, vì kết nối tự động chỉ chạy đúng khi quy tắc đúng.
Câu hỏi thường gặp
Sàn đã trừ phí trước khi chuyển tiền thì doanh thu ghi số nào?
Doanh thu ghi theo giá bán cho người mua. Phí sàn là chi phí, ghi riêng với hoá đơn của sàn. Ghi doanh thu theo số tiền về là làm doanh thu thấp hơn thực tế.
Doanh nghiệp bán trên sàn có được sàn khấu trừ thuế thay không?
Cơ chế sàn khấu trừ, nộp thay áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh. Doanh nghiệp tự kê khai, nộp thuế như với các kênh bán khác.
Không lấy được hoá đơn phí sàn thì sao?
Liên hệ sàn để nhận hoá đơn theo thông tin doanh nghiệp đã đăng ký. Không có hoá đơn thì khoản phí khó được tính vào chi phí được trừ, và thuế giá trị gia tăng trên phí không được khấu trừ.
Hàng hoàn tháng sau thì điều chỉnh vào tháng nào?
Điều chỉnh theo thời điểm phát sinh việc trả hàng và cách xử lý hoá đơn theo quy định. Ghi rõ đơn hoàn thuộc đơn gốc nào để đối soát được.
Có nên dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền từ sàn cho nhanh không?
Không. Tiền bán hàng của doanh nghiệp phải về tài khoản doanh nghiệp. Nhận qua tài khoản cá nhân làm doanh thu không khớp sổ và là dấu hiệu rủi ro khi đối chiếu.
Báo cáo của sàn có dùng làm chứng từ kế toán được không?
Báo cáo đơn hàng và đối soát là tài liệu quan trọng để chứng minh doanh thu, dùng kèm hoá đơn và sao kê ngân hàng. Nên tải định kỳ và lưu cùng chứng từ của tháng.
