Thêm ngành nghề mới: soát thuế suất, hoá đơn trước hợp đồng đầu tiên

Trước khi ký hợp đồng đầu tiên của một ngành mới, nên soát sáu điểm: ngành đó đã có trong đăng ký doanh nghiệp chưa; hàng hoá, dịch vụ mới chịu thuế suất giá trị gia tăng nào hay thuộc diện không chịu thuế; hoá đơn đã có danh mục và thuế suất đúng chưa; thuế đầu vào dùng chung có phải phân bổ không; có ưu đãi nào gắn với ngành không; và ngành có phải ngành nghề kinh doanh có điều kiện không. Sáu điểm này mất một buổi làm việc, tránh được nhiều tháng điều chỉnh hoá đơn.

Thủ tục bổ sung ngành nghề qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp thường nhanh và thông tin được liên thông sang cơ quan thuế. Nhưng hệ thống không tự nói cho doanh nghiệp biết thuế suất nào áp dụng hay hoá đơn phải lập thế nào — đó là phần việc của doanh nghiệp.

Thuế suất giá trị gia tăng có thể khác hẳn ngành cũ

Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025, có ba mức thuế suất 0%, 5%, 10% và một danh mục đối tượng không chịu thuế. Ngoài ra có chính sách giảm thuế giá trị gia tăng cho một số nhóm hàng hoá, dịch vụ theo nghị quyết của Quốc hội, có thời hạn áp dụng riêng.

Ví dụ giả định: một công ty bán thiết bị (mức 10%) mở thêm dịch vụ đào tạo. Tuỳ loại hình đào tạo, dịch vụ mới có thể thuộc diện không chịu thuế theo luật — khi đó hoá đơn không ghi thuế suất, và đầu vào dùng riêng cho đào tạo không được khấu trừ. Nếu kế toán vẫn để mặc định 10% cho mọi dòng, hoá đơn đầu tiên đã sai.

Cách làm: tra mô tả chính xác hàng hoá, dịch vụ trong luật và Nghị định 181/2025/NĐ-CP; trường hợp giáp ranh thì hỏi cơ quan thuế bằng văn bản trước khi xuất hoá đơn.

Hoá đơn: danh mục, thuế suất và mẫu hiển thị

• Tạo danh mục hàng hoá, dịch vụ mới trong phần mềm hoá đơn với tên mô tả đúng bản chất, không viết tắt khó hiểu.
• Gắn thuế suất đúng hoặc đánh dấu “không chịu thuế” khi thuộc diện này.
• Nếu một hoá đơn có cả hàng cũ và dịch vụ mới khác thuế suất, kiểm tra phần mềm hiển thị đúng từng dòng.
• Lập thử một hoá đơn nháp, nhờ người thứ hai kiểm trước khi phát hành thật.

Sai thuế suất trên hoá đơn phải xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định về hoá đơn, tốn công cả hai bên mua bán. Làm đúng ngay từ tờ đầu nhẹ hơn nhiều.

Đầu vào dùng chung phải phân bổ

Khi công ty có cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, thuế giá trị gia tăng đầu vào dùng chung (thuê văn phòng, điện, thiết bị dùng chung) chỉ được khấu trừ phần tương ứng với hoạt động chịu thuế, phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Tạm phân bổ theo kỳ, cuối năm tính lại theo doanh thu cả năm.

Việc cần làm ngay khi thêm ngành: mở mã doanh thu riêng cho ngành mới trong phần mềm kế toán, và đánh dấu đầu vào dùng riêng hay dùng chung ngay lúc nhập hoá đơn. Không tách từ đầu thì cuối năm gần như không tách lại được.

Ngành nghề có điều kiện và giấy phép con

Một số ngành đòi giấy phép, chứng chỉ hành nghề hoặc điều kiện vốn trước khi được hoạt động. Thiếu điều kiện là vấn đề pháp lý chung, nhưng hệ quả thuế cũng có thật: doanh thu từ hoạt động chưa đủ điều kiện vẫn phải khai thuế, trong khi doanh nghiệp có thể bị xử lý theo lĩnh vực quản lý. Hãy kiểm tra danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện trong luật đầu tư hiện hành trước khi ký hợp đồng.

Ưu đãi gắn với ngành: có thì phải chứng minh được

Một số ngành, lĩnh vực có ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15. Ưu đãi thường chỉ áp dụng cho phần thu nhập từ hoạt động được ưu đãi, nên công ty phải hạch toán riêng thu nhập của hoạt động đó. Không tách được thì khó hưởng.

Ngược lại, ngành mới cũng có thể làm công ty mất điều kiện của một ưu đãi đang hưởng, nếu ưu đãi đó gắn với tỷ trọng doanh thu từ hoạt động nhất định. Trước khi mở rộng, hỏi kế toán: ưu đãi hiện tại có điều kiện nào bị ảnh hưởng không?

Hợp đồng đầu tiên của ngành mới: ghi gì để thuế nhẹ về sau

Hợp đồng là chứng từ đầu tiên cơ quan thuế nhìn vào khi có câu hỏi về thuế suất hay thời điểm ghi nhận doanh thu. Với ngành mới, hợp đồng đầu tiên nên được soạn kỹ hơn thường lệ:

• Mô tả hàng hoá, dịch vụ đúng bản chất, dùng cách gọi khớp với danh mục hoá đơn, tránh tên thương mại chung chung.
• Tách giá từng phần nếu hợp đồng gồm cả hàng hoá và dịch vụ khác thuế suất, để hoá đơn ghi được từng dòng.
• Ghi rõ thời điểm hoàn thành, nghiệm thu với dịch vụ kéo dài, vì đây là căn cứ xác định thời điểm lập hoá đơn.
• Ghi giá đã gồm hay chưa gồm thuế, tránh tranh cãi khi thuế suất được xác định lại.

Một mẫu hợp đồng tốt cho ngành mới dùng lại được cho hàng chục khách hàng sau, nên đáng bỏ thời gian làm kỹ ngay lần đầu.

Bảng soát sáu điểm và tự kiểm tra ở đâu

1. Ngành đã có trong đăng ký doanh nghiệp, mã ngành phù hợp mô tả hoạt động thật.
2. Thuế suất giá trị gia tăng hoặc diện không chịu thuế đã xác định, có căn cứ.
3. Danh mục hoá đơn đã tạo, thử hoá đơn nháp.
4. Mã doanh thu riêng trong sổ kế toán.
5. Điều kiện kinh doanh (nếu có) đã đủ.
6. Ưu đãi liên quan đã xem xét, cả được lẫn mất.

Tự kiểm tra ở đâu: thông tin ngành nghề đã đăng ký xem trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; hoá đơn đã phát hành tra trên cổng hoá đơn điện tử; câu hỏi về thuế suất gửi cơ quan thuế quản lý. Để tra nhanh nhóm thuế suất, xem mục thuế suất giá trị gia tăng trên Thuế Suất.