Trong tuần trước hạn, làm theo thứ tự: rà lại số thuế cho chắc, kiểm tra có thuộc diện gia hạn nào không, gom tiền bằng các cách hợp lệ, nộp trước phần có được đúng hạn, và liên hệ cơ quan thuế nếu phần thiếu còn kéo dài. Tờ khai thì vẫn nộp đúng hạn — thiếu tiền không phải lý do chậm tờ khai.
Tiền chậm nộp tính theo ngày trên số còn thiếu; mỗi đồng nộp đúng hạn là một đồng không sinh thêm chi phí. Quan trọng hơn, khoản nợ nhỏ và ngắn ngày ít có nguy cơ dẫn tới các biện pháp đôn đốc, cưỡng chế hơn khoản lớn kéo dài.
Ngày 1–2: rà lại số thuế
Trước khi lo tiền, chắc chắn số phải nộp là đúng:
- Hoá đơn đầu vào đã kê đủ chưa, có hoá đơn hợp lệ nào đang nằm ở hộp thư của người khác.
- Có khoản nộp thừa ở loại thuế khác có thể đề nghị bù trừ không.
- Có áp dụng đúng chính sách giảm thuế đang hiệu lực (nếu thuộc diện) không.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp có đang ước quá cao so với lợi nhuận thực tế không.
Rà lại không phải để "giảm cho bằng được", mà để không nộp nhiều hơn phần phải nộp.
Ngày 2–3: kiểm tra diện gia hạn
Xem doanh nghiệp có thuộc trường hợp được gia hạn theo Luật Quản lý thuế (thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ; phải di dời cơ sở theo yêu cầu cơ quan nhà nước; chưa được ngân sách thanh toán vốn đầu tư…) hoặc chính sách gia hạn chung đang áp dụng không. Nếu có, chuẩn bị văn bản đề nghị ngay, gửi trước hạn. Nếu không thuộc diện nào, đừng gửi đề nghị hình thức; tập trung vào các bước sau.
Ngày 3–5: gom tiền bằng cách hợp lệ
| Nguồn | Cách làm |
|---|---|
| Công nợ phải thu | Gọi khách hàng có khoản đến hạn, đề nghị thanh toán sớm vài ngày, có thể kèm chiết khấu thanh toán hợp lý |
| Hàng tồn | Đẩy bán hàng tồn lâu ngày với giá hợp lý, có hoá đơn đầy đủ |
| Chi tiêu tuỳ ý | Dời các khoản chi chưa gấp sang sau hạn thuế |
| Vốn chủ sở hữu | Chủ sở hữu góp thêm hoặc cho doanh nghiệp vay có hợp đồng, chứng từ rõ ràng |
| Vay ngắn hạn | Hạn mức tín dụng sẵn có; so chi phí vay với tiền chậm nộp |
Không làm: xuất hoá đơn trước cho hàng chưa giao để thu tiền sớm, nhận tiền khách qua tài khoản cá nhân, hay trì hoãn lập hoá đơn đã đến thời điểm.
Ngày 5–6: nộp tờ khai và nộp trước phần có được
Nộp tờ khai đúng hạn với số liệu đúng. Lập lệnh nộp số tiền có được, trong giờ xử lý, trước hạn ít nhất một hai ngày làm việc. Lưu chứng từ. Số còn thiếu ghi vào bảng theo dõi, kèm ngày dự kiến có tiền.
Ngày 6–7: liên hệ cơ quan thuế nếu thiếu còn kéo dài
Nếu phần thiếu sẽ kéo dài quá vài tuần, liên hệ cơ quan thuế quản lý: báo tình hình, số đã nộp, kế hoạch nộp phần còn lại. Hỏi doanh nghiệp có đủ điều kiện đề nghị nộp dần theo cơ chế luật định hay không. Chủ động trao đổi không xoá nghĩa vụ hay tiền chậm nộp, nhưng giúp hai bên có cùng thông tin và doanh nghiệp biết trước các bước tiếp theo.
So sánh vay để nộp và chịu tiền chậm nộp
Giả sử thiếu 100 triệu đồng trong 30 ngày. Một bên là tiền chậm nộp — tính theo ngày trên số thuế nộp chậm, theo tỷ lệ quy định hiện hành — càng chậm càng tăng; con số cụ thể xem trên tài khoản thuế hoặc văn bản đang hiệu lực. Bên kia là vay ngắn hạn 30 ngày cùng số tiền, chi phí tuỳ lãi suất và phí. Đặt hai khoản cạnh nhau rồi mới chọn. Nhưng ngoài tiền, còn phải tính việc nợ thuế quá hạn có thể ảnh hưởng tới thủ tục khác và tới các biện pháp quản lý nợ. Nếu thiếu ngắn và nhỏ, tự nộp từng phần thường đủ; thiếu lớn và dài, cần tính kỹ hơn.
Sau khi qua hạn
Nộp phần còn lại ngay khi có tiền, không chờ con số tròn. Nộp luôn tiền chậm nộp tính tới ngày nộp để không còn nợ lẻ. Sau đó xem lại nguyên nhân và lập tài khoản dự phòng thuế cho các kỳ sau, để tuần trước hạn không còn là tuần căng thẳng.
Một trang tóm tắt cho giám đốc
Đến ngày thứ ba, kế toán nên đưa giám đốc một trang: số thuế phải nộp sau khi rà lại, số tiền đang có, số thiếu, các nguồn có thể gom kèm thời điểm, và đề xuất nộp bao nhiêu đúng hạn. Giám đốc quyết trong ngày. Việc này tránh tình trạng mỗi người nghĩ người kia đang lo, rồi đến sát hạn mới phát hiện chưa ai làm gì.
Ví dụ giả định
Giả sử một nhà hàng phải nộp 150 triệu đồng thuế quý, đầu tuần chỉ có 70 triệu. Ngày 1–2, kế toán phát hiện 12 triệu đồng thuế đầu vào của hoá đơn thực phẩm chưa kê, số phải nộp còn 138 triệu. Ngày 3–5, chủ nhà hàng gọi hai khách đặt tiệc công ty thanh toán khoản đã đến hạn được 40 triệu, dời lịch thay bàn ghế mới. Ngày 6, nhà hàng nộp tờ khai và nộp 110 triệu. 28 triệu còn lại được nộp sau 12 ngày, kèm tiền chậm nộp nhỏ. Không phát sinh thêm rắc rối nào.
Tự kiểm tra ở đâu
Số phải nộp, đã nộp, còn nợ và tiền chậm nộp xem trong tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại. Hoá đơn đầu vào còn sót tra trên cổng hoá đơn điện tử. Tình huống đặc biệt, hỏi cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Không đủ tiền thì có nên lùi nộp tờ khai không?
Không. Tờ khai vẫn nộp đúng hạn; chậm tờ khai là vi phạm riêng, chồng lên việc thiếu tiền.
Có nên hỏi cơ quan thuế trước khi biết chắc thiếu bao nhiêu không?
Nên rà xong số thuế trước để trao đổi cụ thể, nhưng đừng để sát hạn mới liên hệ.
Nộp một phần có cần ghi chú gì trên chứng từ không?
Chọn đúng loại thuế, kỳ; không cần ghi chú đặc biệt. Giữ chứng từ để đối chiếu.
Chủ doanh nghiệp cho công ty vay có ảnh hưởng thuế không?
Cần hợp đồng vay và chứng từ rõ ràng; lãi vay (nếu có) được xử lý theo quy định về chi phí và thuế thu nhập cá nhân.
Thiếu tiền nhiều kỳ liên tiếp thì sao?
Đó là dấu hiệu vấn đề dòng tiền dài hạn, cần xem lại kế hoạch kinh doanh và trao đổi với cơ quan thuế về hướng xử lý nợ.
Khách hàng nợ lâu không trả thì có được lùi thuế không?
Khách chậm trả không phải lý do gia hạn, trừ trường hợp chưa được ngân sách thanh toán theo luật. Cần quản lý công nợ chặt hơn.
