Khi công ty quyết toán thay, theo quy định lâu nay công ty bù trừ số nộp thừa, nộp thiếu giữa các cá nhân trong danh sách quyết toán, rồi trả lại cho từng người phần họ nộp thừa và thu thêm của người nộp thiếu. Nếu sau khi bù trừ, tổng số trên tài khoản thuế của công ty vẫn còn thừa, phần đó được bù trừ vào kỳ sau hoặc đề nghị hoàn theo quy định.
Người lao động hay hỏi "phần hoàn của mình đâu". Làm minh bạch từ bảng quyết toán tới lúc trả tiền giúp tránh thắc mắc và giữ niềm tin. Quy định chi tiết về thuế thu nhập cá nhân nay nằm ở Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC; đối chiếu trước khi làm cho kỳ tính thuế đầu tiên áp dụng các văn bản này.
Vì sao có người nộp thừa
- Người phụ thuộc đăng ký muộn: các tháng đầu năm chưa được giảm trừ, cuối năm được tính cả năm (nếu đủ điều kiện) nên số phải nộp giảm.
- Thu nhập không đều: tháng thưởng lớn bị khấu trừ theo biểu luỹ tiến tháng, cả năm tính lại thì thấp hơn.
- Thay đổi mức giảm trừ: từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Nếu có tháng khấu trừ chưa áp dụng đúng mức, quyết toán sẽ ra số thừa.
- Khấu trừ nhầm ở một vài tháng.
Điều kiện để công ty quyết toán thay
Người lao động uỷ quyền cho công ty quyết toán thay khi đáp ứng điều kiện theo quy định (điều kiện gắn với loại và thời hạn hợp đồng lao động, việc còn làm việc tại thời điểm quyết toán, và thu nhập khác trong năm — tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế). Người không đủ điều kiện phải tự quyết toán; công ty cung cấp chứng từ khấu trừ để họ làm. Kiểm tra điều kiện hiện hành trong văn bản mới trước khi nhận uỷ quyền.
Lập bảng quyết toán từng người
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Thu nhập chịu thuế cả năm | Tổng các khoản chịu thuế |
| Giảm trừ gia cảnh | Bản thân và người phụ thuộc theo số tháng được giảm trừ |
| Các khoản giảm trừ khác | Bảo hiểm bắt buộc, đóng góp được trừ theo quy định |
| Thuế phải nộp cả năm | Tính theo biểu thuế năm hiện hành |
| Thuế đã khấu trừ | Tổng các tháng |
| Chênh lệch | Dương là nộp thiếu, âm là nộp thừa |
Gửi cho từng người bảng của riêng họ trước khi nộp hồ sơ quyết toán, để họ kiểm tra người phụ thuộc, thu nhập. Sửa trước khi nộp nhẹ hơn nhiều so với sửa sau.
Trả lại tiền cho người nộp thừa
- Sau khi nộp hồ sơ quyết toán, công ty dùng số thu thêm của người nộp thiếu và số đã giữ để trả lại cho người nộp thừa.
- Trả qua kỳ lương gần nhất, ghi thành một dòng riêng "hoàn thuế thu nhập cá nhân năm …", để người lao động nhận ra.
- Lưu bảng kê chi trả có xác nhận.
Với người đã nghỉ việc sau khi uỷ quyền, liên hệ qua kênh đã lưu để chuyển tiền; ghi lại mọi lần liên hệ.
Khi tổng vẫn còn thừa
Nếu tổng số nộp thừa lớn hơn tổng số nộp thiếu, sau khi bù trừ giữa các cá nhân tài khoản thuế thu nhập cá nhân của công ty còn số dư. Công ty có thể:
- Bù trừ vào số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ của kỳ sau, và tự ứng trước tiền để trả người lao động ngay.
- Đề nghị hoàn phần thừa theo mẫu và hướng dẫn hiện hành, rồi trả người lao động khi nhận được.
Cách thứ nhất giữ cho người lao động nhận tiền sớm, doanh nghiệp tạm ứng một khoản ngắn hạn. Cách thứ hai không ảnh hưởng dòng tiền công ty nhưng người lao động phải chờ. Nói rõ với người lao động công ty chọn cách nào.
Ví dụ giả định
Giả sử một công ty 40 người quyết toán thay 32 người. Kết quả: 9 người nộp thừa tổng 18 triệu đồng, 4 người nộp thiếu tổng 5 triệu đồng. Công ty thu thêm 5 triệu của 4 người qua kỳ lương tháng 4, còn 13 triệu thừa trên tài khoản thuế. Công ty chọn bù trừ vào số khấu trừ các tháng sau, và trả đủ 18 triệu cho 9 người ngay trong kỳ lương tháng 4. Mỗi người nhận một bảng quyết toán riêng kèm dòng hoàn thuế trên phiếu lương.
Giảm số người nộp thừa ngay từ trong năm
Nộp thừa nhiều khiến công ty phải xử lý hoàn trả vào cuối năm và người lao động bị giữ tiền lâu. Có thể giảm từ trong năm:
- Nhận hồ sơ đăng ký người phụ thuộc ngay khi người lao động có thay đổi, không chờ cuối năm.
- Áp dụng đúng mức giảm trừ gia cảnh hiện hành ngay từ kỳ tính thuế đầu tiên có hiệu lực.
- Rà bảng khấu trừ mỗi quý với những người có thu nhập biến động mạnh.
- Kiểm tra lại các khoản được miễn, không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định.
Khấu trừ sát ngay trong năm thì cuối năm chênh lệch nhỏ, việc bù trừ và trả lại gọn hơn.
Minh bạch với người lao động
Gửi mỗi người một trang tóm tắt quyết toán: thu nhập chịu thuế, giảm trừ, thuế phải nộp, đã khấu trừ, chênh lệch, cách và thời điểm nhận lại hoặc nộp thêm. Kèm một đầu mối để hỏi. Người lao động hiểu con số của mình thì không phải đi hỏi khắp nơi, và cũng tự phát hiện được sai sót như thiếu người phụ thuộc trước khi hồ sơ được nộp.
Tự kiểm tra ở đâu
Người lao động tự tra số thuế đã được khấu trừ, đã được quyết toán qua ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc trang tra cứu bằng số định danh. Công ty xem hồ sơ quyết toán, số nộp thừa trên tài khoản thuế điện tử. Chưa rõ cách bù trừ giữa các cá nhân trong văn bản mới, hỏi cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được giữ lại phần nộp thừa của nhân viên không?
Không. Đó là tiền thuế của người lao động nộp thừa, phải trả lại cho họ.
Người nộp thiếu không muốn nộp thêm thì sao?
Công ty trao đổi và khấu trừ theo quy định; số thiếu là nghĩa vụ của người lao động. Giải thích bằng bảng quyết toán thường giải quyết được.
Người lao động tự quyết toán có được hoàn trực tiếp không?
Có, qua hồ sơ tự quyết toán gửi cơ quan thuế và nhận hoàn về tài khoản đã khai.
Có cần đăng ký tài khoản ngân hàng của từng nhân viên với cơ quan thuế không?
Khi công ty quyết toán thay và tự trả lại, không cần. Khi cá nhân tự đề nghị hoàn thì khai tài khoản của họ.
Nộp thừa nhỏ vài chục nghìn có cần trả không?
Có, nên trả đủ và minh bạch, dù nhỏ.
Người lao động có thu nhập vãng lai ở nơi khác có uỷ quyền được không?
Tuỳ điều kiện hiện hành về thu nhập khác. Nếu không đủ điều kiện, họ tự quyết toán.
