Khi hàng đã bán, đã khai và nộp thuế rồi bị trả lại, phần thuế tương ứng được lấy lại qua con đường điều chỉnh: xử lý hoá đơn theo quy định về trả lại hàng, rồi giảm thuế giá trị gia tăng đầu ra ở kỳ phát sinh việc điều chỉnh. Số thuế phải nộp kỳ đó giảm tương ứng; nếu giảm quá số phải nộp thì phần chênh được chuyển kỳ sau, bù trừ hoặc đề nghị hoàn theo quy định. Doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng giảm theo.
Không cần "xin hoàn" riêng cho từng lần trả hàng. Việc quan trọng là giấy tờ trả hàng đầy đủ và hoá đơn được xử lý đúng cách, vì đó là căn cứ duy nhất cho phần giảm thuế.
Bước 1: giấy tờ trả hàng
Trước khi đụng tới hoá đơn, cần căn cứ chứng minh việc trả lại là thật:
- Văn bản thoả thuận giữa hai bên về việc trả lại: hàng nào, số lượng, giá trị, lý do.
- Chứng từ nhận lại hàng: phiếu nhập kho hàng trả về, biên bản giao nhận.
- Chứng từ hoàn tiền hoặc bù trừ công nợ với khách.
Thiếu một trong ba thứ này, phần giảm thuế dễ bị xem xét lại khi kiểm tra.
Bước 2: xử lý hoá đơn
Theo quy định về hoá đơn, việc trả lại hàng hoá đã lập hoá đơn được xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc cách thức khác mà văn bản cho phép, tuỳ trường hợp và thoả thuận giữa hai bên (ví dụ bên mua là tổ chức hay cá nhân, trả toàn bộ hay một phần). Quy định hoá đơn đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và có văn bản mới giữa năm 2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC); kiểm tra cách làm hiện hành trước khi lập.
Điều cần giữ: hoá đơn xử lý việc trả hàng phải dẫn chiếu tới hoá đơn gốc, ghi rõ giá trị và thuế giảm.
Bước 3: điều chỉnh thuế đầu ra
Phần thuế giá trị gia tăng tương ứng hàng trả lại được giảm trừ vào thuế đầu ra của kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (theo quy định hiện hành về kê khai hoá đơn điều chỉnh), không phải khai bổ sung kỳ bán hàng ban đầu. Kết quả:
| Tình huống | Hệ quả |
|---|---|
| Thuế đầu ra kỳ này sau điều chỉnh vẫn lớn hơn đầu vào | Số phải nộp giảm, không có gì phải hoàn |
| Sau điều chỉnh, đầu vào lớn hơn đầu ra | Phần chưa khấu trừ hết chuyển kỳ sau; đề nghị hoàn nếu thuộc trường hợp được hoàn theo luật |
Bên mua là doanh nghiệp cũng phải giảm thuế đầu vào tương ứng. Hai bên nên đối chiếu để cùng khai đúng kỳ.
Bước 4: thuế thu nhập doanh nghiệp
Hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu của kỳ phát sinh. Khi tạm tính quý và quyết toán năm, doanh thu tính thuế đã trừ phần này. Giá vốn của hàng trả về được ghi giảm, hàng quay lại kho. Nếu hàng trả về bị hư hỏng không bán được, xử lý tổn thất theo quy định về chi phí được trừ và giữ hồ sơ xác định thiệt hại.
Khi thuế đã nộp thừa: bù trừ hay đề nghị hoàn
Nếu việc trả hàng xảy ra ở năm sau, sau khi quyết toán, hoặc làm phát sinh số nộp thừa trên tài khoản thuế, doanh nghiệp có hai lựa chọn theo Luật Quản lý thuế:
- Bù trừ vào số thuế phải nộp của kỳ sau hoặc vào khoản nợ thuế khác. Thường nhanh và ít thủ tục.
- Đề nghị hoàn số nộp thừa. Cần hồ sơ đề nghị hoàn theo mẫu và thời gian xử lý.
Với doanh nghiệp đang hoạt động đều và có nghĩa vụ thuế hằng kỳ, bù trừ thường là cách giữ dòng tiền gọn nhất.
Ví dụ giả định
Giả sử tháng 5 một công ty bán lô thiết bị 500 triệu đồng, thuế giá trị gia tăng 10% là 50 triệu, đã khai và nộp. Tháng 7 khách trả lại một phần trị giá 200 triệu do lỗi kỹ thuật. Hai bên lập văn bản thoả thuận, công ty nhận lại hàng, hoàn tiền cho khách và xử lý hoá đơn theo quy định. Trong kỳ tháng 7, thuế đầu ra của công ty giảm 20 triệu. Tháng 7 công ty vốn phải nộp 35 triệu, sau điều chỉnh còn 15 triệu. Không cần thủ tục hoàn nào.
Những chỗ hay sai
- Chỉ ghi giảm doanh thu trên sổ, không xử lý hoá đơn: phần giảm thuế thiếu căn cứ.
- Khai bổ sung kỳ bán hàng ban đầu thay vì điều chỉnh ở kỳ phát sinh: làm rối dữ liệu, có thể phát sinh chênh lệch với bên mua.
- Trả hàng nhưng thực chất là giảm giá (hàng không quay về): phải xử lý theo nghiệp vụ giảm giá, chiết khấu, không phải trả hàng.
- Không thông báo cho bên mua: bên mua không giảm đầu vào, dữ liệu hai bên lệch.
Quy trình nội bộ cho mỗi lần trả hàng
Doanh nghiệp hay có hàng trả lại nên có một quy trình cố định: bộ phận bán hàng lập đề nghị trả hàng có xác nhận của khách, kho kiểm và lập phiếu nhập hàng trả về, kế toán xử lý hoá đơn và hoàn tiền, cuối kỳ tổng hợp danh sách hàng trả lại để đối chiếu với hoá đơn điều chỉnh trên cổng. Mỗi bước có người chịu trách nhiệm, và không bước nào bị bỏ qua chỉ vì khoản trả nhỏ.
Tự kiểm tra ở đâu
Hoá đơn gốc và hoá đơn điều chỉnh tra trên cổng hoá đơn điện tử. Số thuế phải nộp sau điều chỉnh và số nộp thừa (nếu có) xem trong tài khoản thuế điện tử. Trường hợp trả hàng từ khách nước ngoài hay hàng đã xuất khẩu, hỏi cơ quan thuế quản lý vì còn liên quan thủ tục hải quan.
Câu hỏi thường gặp
Khách lẻ trả hàng, không có mã số thuế thì làm sao?
Vẫn cần chứng từ nhận lại hàng và hoàn tiền, và xử lý hoá đơn theo quy định cho người mua là cá nhân. Giữ đủ chứng từ để làm căn cứ giảm doanh thu.
Trả hàng sau khi đã quyết toán năm thì có phải khai bổ sung quyết toán không?
Thông thường điều chỉnh vào kỳ phát sinh việc trả hàng. Nếu có vướng về kỳ tính thuế, hỏi cơ quan thuế.
Hàng xuất khẩu bị trả về thì sao?
Liên quan cả thủ tục hải quan tái nhập và thuế. Làm với cả hải quan và cơ quan thuế.
Có cần cả hai bên ký văn bản trả hàng không?
Nên có xác nhận của hai bên. Đó là căn cứ để cả hai cùng điều chỉnh thuế.
Hàng trả lại bị hỏng, phải huỷ thì chi phí có được trừ không?
Tổn thất có thể được trừ nếu đáp ứng điều kiện và có hồ sơ theo quy định. Lập biên bản xác định giá trị hư hỏng và huỷ.
Có được hoàn tiền cho khách bằng tiền mặt không?
Được về mặt giao dịch, nhưng chứng từ hoàn tiền phải rõ ràng. Với bên mua là doanh nghiệp, chuyển khoản giúp đối chiếu dễ hơn.
