Cách để hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng cho hàng xuất khẩu đi nhanh là sắp chứng từ theo từng lô hàng: mỗi lô có đủ hợp đồng, tờ khai hải quan, hoá đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng và phần thuế đầu vào tương ứng, khớp nhau về số lượng, trị giá, ngày tháng. Khi mọi lô đều khớp, cán bộ thuế đọc hồ sơ ít phải hỏi lại, và doanh nghiệp trả lời được ngay nếu có câu hỏi.
Hàng hoá xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 khi đáp ứng điều kiện về hợp đồng, chứng từ thanh toán và tờ khai hải quan. Doanh nghiệp được hoàn phần thuế đầu vào chưa khấu trừ hết của hàng xuất khẩu khi đạt mức tối thiểu và không thuộc các trường hợp loại trừ theo luật; mức và điều kiện cụ thể tra luật cùng nghị định hướng dẫn hiện hành.
Bộ chứng từ của một lô hàng
| Chứng từ | Kiểm gì |
|---|---|
| Hợp đồng bán hàng hoặc đơn đặt hàng với bên nước ngoài | Tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán |
| Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu đã thông quan | Khớp tên hàng, số lượng, trị giá với hợp đồng và hoá đơn |
| Hoá đơn xuất khẩu theo quy định | Ngày lập, trị giá, đồng tiền, tỉ giá quy đổi |
| Chứng từ thanh toán qua ngân hàng | Người trả tiền, số tiền, ngày về, khớp với hợp đồng |
| Bảng kê hoá đơn đầu vào phân bổ cho lô | Nguyên liệu, gia công, vận chuyển liên quan |
Đặt mọi chứng từ của một lô trong cùng một thư mục, đặt tên theo số tờ khai hải quan. Khi cán bộ thuế hỏi về một lô cụ thể, chỉ cần mở đúng thư mục đó.
Chứng từ thanh toán: chỗ hay vướng nhất
Tiền hàng xuất khẩu phải được thanh toán qua ngân hàng theo quy định. Những tình huống làm hồ sơ bị hỏi lại:
- Bên trả tiền khác bên mua trên hợp đồng: cần văn bản thoả thuận hoặc phụ lục hợp đồng thể hiện việc thanh toán qua bên thứ ba, theo cách được quy định chấp nhận.
- Một lần thanh toán cho nhiều lô hoặc một lô thanh toán nhiều lần: cần bảng đối chiếu rõ khoản nào cho lô nào.
- Bù trừ công nợ với bên nước ngoài: chỉ được chấp nhận trong các trường hợp và với hồ sơ theo quy định.
- Chưa thu được tiền đến thời điểm đề nghị hoàn: tra quy định về thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng và cách xử lý.
Tách thuế đầu vào của hàng xuất khẩu
Nếu doanh nghiệp vừa bán trong nước vừa xuất khẩu, chỉ phần thuế đầu vào dùng cho hàng xuất khẩu mới đưa vào số đề nghị hoàn. Hai cách thường dùng:
- Hạch toán riêng được thì tách theo thực tế: nguyên liệu dùng cho đơn xuất khẩu, gia công cho đơn xuất khẩu.
- Không tách được (chi phí chung như điện, thuê nhà xưởng) thì phân bổ theo tỉ lệ doanh thu xuất khẩu trên tổng doanh thu, theo phương pháp hướng dẫn.
Ghi rõ phương pháp trong hồ sơ và áp dụng nhất quán giữa các kỳ. Đổi phương pháp giữa chừng là lý do hay bị hỏi.
Hàng nhập khẩu rồi xuất khẩu
Luật Thuế giá trị gia tăng có những trường hợp hàng xuất khẩu không được hoàn thuế, trong đó lâu nay có trường hợp hàng hoá nhập khẩu sau đó xuất khẩu, trừ một số ngoại lệ. Doanh nghiệp thương mại vừa nhập vừa xuất cần tách rõ mặt hàng nào thuộc nhóm này ngay từ lúc lập bảng kê, tránh đưa vào số đề nghị hoàn rồi bị loại. Tra điều khoản loại trừ trong Luật 48/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn.
Hoàn trước, kiểm tra sau hay kiểm tra trước khi hoàn
Theo Luật Quản lý thuế, hồ sơ hoàn thuế được phân thành hai loại: hoàn thuế trước, kiểm tra sau; hoặc kiểm tra trước khi hoàn. Một số trường hợp luật quy định phải kiểm tra trước, ví dụ đề nghị hoàn lần đầu, hoặc người nộp thuế được đánh giá rủi ro cao; ngoài ra còn các trường hợp khác theo luật. Thời hạn xử lý của hai loại khác nhau rõ rệt.
Doanh nghiệp không chọn được loại, nhưng chuẩn bị được: hồ sơ theo lô sạch, giải trình nhanh khi được hỏi, và không để các dấu hiệu rủi ro dễ tránh như chứng từ thanh toán không khớp, nhà cung cấp đầu vào có vấn đề mà không có hồ sơ chứng minh giao dịch thật.
Rà nhà cung cấp đầu vào
Số đề nghị hoàn đến từ thuế đầu vào, nên nhà cung cấp đầu vào cũng là đối tượng được xem xét. Trước khi lập hồ sơ, tra trạng thái mã số thuế của các nhà cung cấp chiếm phần lớn đầu vào. Nhà cung cấp đã bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký không tự làm mất quyền khấu trừ nếu giao dịch thật, nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh: hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán.
Ví dụ giả định
Giả sử một xưởng đồ gỗ xuất khẩu 8 lô trong quý, vừa bán thêm một phần trong nước. Kế toán lập 8 thư mục theo số tờ khai hải quan. Trong đó có một lô bên mua ở nước ngoài uỷ quyền cho công ty con trả tiền: thư mục của lô này có thêm văn bản thoả thuận ba bên. Thuế đầu vào gỗ nguyên liệu tách theo đơn hàng; tiền điện, thuê xưởng phân bổ theo tỉ lệ doanh thu xuất khẩu 85%. Khi cơ quan thuế hỏi về lô có bên thứ ba trả tiền, doanh nghiệp gửi ngay thư mục đó.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: nộp hồ sơ đề nghị hoàn, theo dõi thông báo tiếp nhận, phân loại, yêu cầu bổ sung, quyết định hoàn.
- Cổng hoá đơn điện tử: kiểm tra hoá đơn đầu vào được kê khai trong số đề nghị hoàn.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế nhà cung cấp.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi trước khi nộp nếu có lô hàng thanh toán theo cách đặc biệt.
Câu hỏi thường gặp
Có phải đề nghị hoàn theo từng lô không?
Không. Hồ sơ đề nghị hoàn lập theo kỳ, nhưng chứng từ bên trong nên sắp theo lô để đối chiếu dễ.
Tiền hàng về tài khoản ở nước ngoài của doanh nghiệp có được không?
Việc thanh toán qua ngân hàng có quy định cụ thể về tài khoản nhận. Kiểm tra với văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế trước khi dùng cách này.
Lần đầu đề nghị hoàn có luôn bị kiểm tra trước không?
Luật Quản lý thuế quy định đề nghị hoàn lần đầu thuộc trường hợp kiểm tra trước, với một số ngoại lệ. Nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.
Doanh nghiệp chế xuất bán cho mình có được tính là xuất khẩu không?
Hàng bán vào khu phi thuế quan có quy định riêng về thuế suất và hồ sơ. Tra văn bản hướng dẫn để biết điều kiện áp 0%.
Số chưa khấu trừ hết chưa đạt mức tối thiểu thì sao?
Được chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp, cộng dồn tới khi đủ điều kiện đề nghị hoàn.
Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần có ảnh hưởng thời hạn không?
Thời hạn giải quyết thường tính lại hoặc tạm dừng trong thời gian chờ bổ sung. Trả lời nhanh và đủ một lần là cách rút ngắn.
