Tuyển thêm người thì doanh nghiệp có thêm nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả thu nhập, khai số đã khấu trừ theo kỳ, và quyết toán hoặc cấp chứng từ khấu trừ cuối năm. Tuỳ loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng mà cách khấu trừ khác nhau: người ký hợp đồng lao động dài hạn thường tính theo biểu luỹ tiến sau khi trừ gia cảnh; cộng tác viên, người làm thời vụ hoặc không ký hợp đồng lao động thì khấu trừ theo tỷ lệ trên khoản trả khi đạt mức quy định — tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế.
Làm đúng phần này không khó nếu phân loại người làm ngay lúc ký hợp đồng và có bảng lương ghi đủ thông tin. Cái khó chỉ đến khi công ty tuyển nhanh, ký nhiều loại hợp đồng mà không ai theo dõi.
Phân loại người làm ngay khi ký
| Loại | Cách khấu trừ |
|---|---|
| Hợp đồng lao động dài hạn (đủ thời hạn theo quy định hiện hành) | Theo biểu thuế luỹ tiến từng phần trên thu nhập tính thuế, sau giảm trừ gia cảnh |
| Không ký hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng ngắn hạn, nhận khoản đạt mức quy định mỗi lần | Khấu trừ theo tỷ lệ quy định hiện hành trên thu nhập trả |
| Người thuộc nhóm trên nhưng tổng thu nhập ước tính thấp | Có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để tạm chưa khấu trừ |
Biểu thuế luỹ tiến đã được sửa đổi trong đợt sửa luật thuế thu nhập cá nhân gần đây; số bậc và khoảng thu nhập áp dụng cần tra theo văn bản hiện hành — Thông tư 87/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thuế thu nhập cá nhân, Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn luật. Đừng dùng bảng tính cũ tải từ mạng.
Giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc
Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Phần mềm tính lương cần được cập nhật mức này.
Người lao động muốn được giảm trừ người phụ thuộc phải đăng ký, kèm hồ sơ chứng minh quan hệ và điều kiện. Doanh nghiệp là nơi tiếp nhận và nộp đăng ký cho người lao động uỷ quyền. Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên việc đăng ký người phụ thuộc gắn với số định danh của người đó.
Việc nên làm khi tiếp nhận người mới: gửi một phiếu thu thông tin gồm số định danh, người phụ thuộc dự kiến đăng ký, và việc người đó có làm ở nơi khác không.
Người làm hai nơi và người vào giữa năm
Người lao động đang có thu nhập ở nơi khác thì doanh nghiệp vẫn khấu trừ theo loại hợp đồng với mình; việc tổng hợp thu nhập hai nơi thuộc phần quyết toán của cá nhân. Người vào làm giữa năm cũng vậy: doanh nghiệp khấu trừ từ tháng bắt đầu trả lương.
Điểm hay sót: người phụ thuộc chỉ được đăng ký giảm trừ ở một nơi. Nếu người lao động đã đăng ký tại nơi làm cũ, cần làm rõ trước khi đăng ký tiếp ở công ty mới, tránh trùng.
Khai theo kỳ và nộp tiền đã khấu trừ
Số thuế đã khấu trừ được khai trên tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo kỳ tháng hoặc quý, và nộp vào ngân sách theo hạn của tờ khai. Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, hạn tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau.
Tiền đã khấu trừ của người lao động không phải tiền của công ty. Để tránh dùng nhầm vào việc khác, nhiều công ty chuyển riêng khoản này sang một tài khoản chờ nộp ngay khi trả lương.
Cuối năm: quyết toán thay hoặc cấp chứng từ
Doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức. Người lao động đủ điều kiện có thể uỷ quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay; người không đủ điều kiện hoặc không uỷ quyền thì tự quyết toán, dùng chứng từ khấu trừ doanh nghiệp cấp.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hiện dùng dạng điện tử theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử. Khi quy mô tăng, cấp chứng từ tự động qua phần mềm giúp tiết kiệm nhiều công.
Khoản ngoài lương cũng phải tính
Khi quy mô tăng, công ty thường có thêm phụ cấp, thưởng, quà, hỗ trợ đi lại, nhà ở. Nhiều khoản trong số này là thu nhập chịu thuế, một số khoản được miễn hoặc không tính theo mức hoặc điều kiện quy định. Chỗ hay sai là bỏ qua các khoản trả bằng hiện vật hoặc trả qua quỹ khác ngoài bảng lương.
Nguyên tắc đơn giản: mọi khoản trả cho người lao động đều đi qua bảng lương hoặc một bảng kê có liên kết với bảng lương, được phân loại chịu thuế hay không chịu thuế theo văn bản hiện hành, rồi mới chi. Như vậy số khấu trừ đúng ngay từ tháng phát sinh, không phải truy lại khi quyết toán. Chi phí lương, phụ cấp có hợp đồng, quy chế và chứng từ thanh toán đầy đủ cũng là điều kiện để công ty tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bảng kiểm khi tuyển đợt mới
- Loại hợp đồng của từng người đã ghi trong bảng lương.
- Số định danh cá nhân đã thu thập, khớp tên.
- Đăng ký người phụ thuộc (nếu có) đã nộp, không trùng nơi khác.
- Người thuộc diện khấu trừ theo tỷ lệ nếu làm cam kết thì cam kết đã lưu.
- Phần mềm lương đã cập nhật mức giảm trừ 2026.
- Lịch nộp tờ khai khấu trừ đã có trong lịch chung.
Tự kiểm tra ở đâu: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp để xem tờ khai khấu trừ đã nộp và tình trạng đăng ký người phụ thuộc; người lao động tự xem thông tin người phụ thuộc và thu nhập đã khấu trừ trên ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc trang tra cứu. Chi tiết về khấu trừ tại nguồn, xem mục khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn trên Khấu Trừ.
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên nhận khoản nhỏ mỗi lần có phải khấu trừ không?
Với cá nhân không ký hợp đồng lao động, quy định có một mức chi trả mỗi lần mà dưới đó chưa phải khấu trừ; mức cụ thể tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế. Nhưng tách một khoản lớn thành nhiều lần nhỏ để né khấu trừ là không đúng.
Người lao động thử việc có khấu trừ như người chính thức không?
Cách khấu trừ phụ thuộc hợp đồng thử việc được ký thế nào và thời hạn. Hãy xác định theo hướng dẫn hiện hành trong Thông tư 87/2026/TT-BTC thay vì áp một cách chung cho mọi trường hợp.
Người lao động không muốn đăng ký người phụ thuộc thì có sao không?
Không bắt buộc. Họ chỉ không được giảm trừ phần đó khi tính thuế. Có thể đăng ký sau và được tính lại khi quyết toán theo quy định.
Công ty trả thưởng Tết cho nhân viên đã nghỉ việc thì khấu trừ thế nào?
Khoản trả cho người không còn hợp đồng lao động thường được khấu trừ theo cách áp dụng cho thu nhập vãng lai. Kiểm tra lại hướng dẫn hiện hành cho trường hợp này.
Số định danh cá nhân đã thay mã số thuế thì còn cần mã số thuế cũ không?
Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân. Dữ liệu cũ vẫn được liên kết; doanh nghiệp nên cập nhật số định danh trong hồ sơ nhân sự để kê khai thống nhất.
Bao nhiêu người thì nên chuyển sang phần mềm tính lương?
Không có con số cố định. Khi bảng tính bắt đầu có nhiều loại hợp đồng, nhiều người phụ thuộc và cần cấp chứng từ khấu trừ điện tử, phần mềm giúp giảm sai sót đáng kể.
