Một hồ sơ hoàn thuế nộp điện tử đi qua vài mốc cố định: tiếp nhận, chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ, phân loại (hoàn trước hay kiểm tra trước), có thể có yêu cầu bổ sung, quyết định hoàn, lệnh hoàn trả, tiền về. Hồ sơ hay bị chậm ở chỗ doanh nghiệp không thấy thông báo hoặc trả lời muộn. Giao một người theo dõi, đặt lịch xem tài khoản thuế hằng ngày trong thời gian hồ sơ đang xử lý, và trả lời mọi yêu cầu trong vài ngày là cách rút ngắn đáng kể.
Thời hạn giải quyết từng loại hồ sơ do Luật Quản lý thuế quy định; thời gian chờ bổ sung thường không tính vào thời hạn của cơ quan thuế. Nói cách khác, mỗi ngày doanh nghiệp chậm trả lời là một ngày hồ sơ đứng yên.
Các mốc của một hồ sơ hoàn
| Mốc | Doanh nghiệp làm gì |
|---|---|
| Nộp hồ sơ, nhận thông báo tiếp nhận | Lưu thông báo, ghi ngày |
| Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận | Nếu không chấp nhận: đọc lý do, sửa, nộp lại ngay |
| Phân loại hồ sơ | Biết hồ sơ đi theo diện nào để dự kiến thời gian |
| Yêu cầu giải trình, bổ sung | Trả lời trong hạn ghi trên thông báo |
| Kiểm tra tại trụ sở (nếu kiểm tra trước hoàn) | Chuẩn bị hồ sơ, người làm việc |
| Quyết định hoàn hoặc không hoàn | Đối chiếu số hoàn với số đề nghị |
| Lệnh hoàn trả, tiền về tài khoản | Đối chiếu sao kê, hạch toán |
Ai theo dõi, ai trả lời
Phân công rõ ba vai:
- Người theo dõi: mỗi ngày mở tài khoản thuế điện tử và hộp thư đã đăng ký, chuyển thông báo mới cho người trả lời trong ngày.
- Người trả lời: thường là kế toán trưởng, người hiểu số liệu; soạn văn bản giải trình, gom chứng từ.
- Người ký: giám đốc hoặc người được uỷ quyền, cam kết ký trong một ngày khi có văn bản.
Doanh nghiệp nhỏ thì một người có thể kiêm hai vai đầu, nhưng người ký vẫn phải sẵn sàng.
Kiểm tra thông tin nhận thông báo
Trước khi nộp hồ sơ hoàn, kiểm tra thư điện tử và số điện thoại đăng ký nhận thông báo trong tài khoản thuế điện tử còn đúng và còn người đọc. Rất nhiều thông báo gửi tới hộp thư của kế toán đã nghỉ việc. Nên dùng hộp thư chung của phòng kế toán.
Trả lời yêu cầu bổ sung cho gọn
- Chép từng điểm được yêu cầu thành danh sách đánh số.
- Trả lời theo đúng thứ tự đó, mỗi điểm kèm tài liệu đánh số tương ứng.
- Nếu một điểm cần thêm thời gian, nói rõ và hẹn ngày; gửi trước những điểm đã xong.
- Gửi qua đúng kênh điện tử được chỉ định để có dấu thời gian.
Một văn bản trả lời có cấu trúc giúp người đọc hồ sơ kết luận nhanh, không phải hỏi thêm vòng hai.
Tài khoản nhận tiền hoàn
Số tiền hoàn được chuyển vào tài khoản ghi trên giấy đề nghị hoàn. Kiểm tra: tài khoản đứng tên doanh nghiệp, còn hoạt động, đúng số. Với cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân đề nghị hoàn, tài khoản phải đúng tên người nộp thuế. Tài khoản sai hoặc đã đóng là lý do tiền hoàn bị trả ngược, phải làm thêm thủ tục.
Khi hồ sơ nằm lâu không thấy động
Nếu đã quá thời hạn giải quyết theo luật mà chưa có thông báo gì, và doanh nghiệp không có yêu cầu bổ sung nào chưa trả lời, liên hệ bộ phận phụ trách hoàn thuế của cơ quan thuế quản lý để hỏi tình trạng. Chuẩn bị sẵn mã hồ sơ, ngày nộp, số tiền đề nghị. Hỏi lịch sự, cụ thể, và ghi lại nội dung trao đổi. Nếu có vướng về quy định chưa rõ, có thể gửi văn bản hỏi chính thức.
Ví dụ giả định
Giả sử một công ty gửi hồ sơ hoàn đầu tháng. Sau vài ngày có thông báo chấp nhận hồ sơ và phân loại kiểm tra trước khi hoàn vì là đề nghị lần đầu. Tuần sau có yêu cầu bổ sung 4 điểm. Người theo dõi thấy ngay trong ngày, chuyển cho kế toán trưởng; 3 điểm được trả lời sau 2 ngày, điểm thứ tư cần xác nhận từ ngân hàng được gửi sau 5 ngày kèm ghi chú đã hẹn. Hồ sơ không bị hỏi vòng hai, đoàn kiểm tra làm việc một buổi và quyết định hoàn được ban hành trong thời hạn.
Bảng theo dõi hồ sơ hoàn
Với doanh nghiệp đề nghị hoàn định kỳ, một bảng theo dõi dùng chung giúp mọi người biết hồ sơ đang ở đâu: kỳ hoàn, số đề nghị, ngày nộp, ngày chấp nhận, loại phân loại, các yêu cầu bổ sung và ngày trả lời, ngày quyết định, số được hoàn, ngày tiền về. Nhìn bảng qua vài kỳ sẽ thấy hồ sơ thường tắc ở bước nào, để sửa từ gốc, ví dụ luôn thiếu một loại chứng từ thanh toán.
Chuẩn bị trước khi bấm gửi
- Tờ khai các kỳ liên quan đã nộp đủ, không còn tờ khai bổ sung đang treo.
- Số đề nghị khớp chỉ tiêu trên tờ khai.
- Không còn nợ thuế lặt vặt chưa xử lý, hoặc đã xác định sẽ bù trừ.
- Thông tin tài khoản nhận tiền đúng.
- Bộ chứng từ gốc đã sắp xong, sẵn sàng gửi khi được yêu cầu.
Tự kiểm tra ở đâu
Toàn bộ thông báo và tình trạng hồ sơ hoàn xem trong tài khoản thuế điện tử, mục tra cứu hồ sơ hoàn và thông báo. Ứng dụng thuế trên điện thoại giúp người quản lý xem nhanh. Khi cần hỏi tình trạng, liên hệ cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Không chấp nhận hồ sơ khác với không hoàn thế nào?
Không chấp nhận là hồ sơ chưa đủ điều kiện để xử lý (thiếu thành phần, sai mẫu); sửa và nộp lại. Không hoàn là đã xem xét và kết luận không đủ điều kiện hoàn.
Có được rút hồ sơ hoàn đã nộp không?
Có thể đề nghị rút theo quy định; khi đó số thuế chưa khấu trừ hết thường được chuyển kỳ sau. Hỏi cơ quan thuế về thủ tục.
Tiền hoàn về chậm sau khi có quyết định là vì sao?
Sau quyết định còn bước lệnh hoàn trả và chuyển tiền. Nếu quá lâu, kiểm tra thông tin tài khoản và hỏi cơ quan thuế.
Số hoàn ít hơn đề nghị thì làm gì?
Đọc lý do trong quyết định. Nếu không đồng ý, có thể giải trình hoặc khiếu nại theo quy định.
Có cần in thông báo ra giấy không?
Không cần. Lưu bản điện tử cùng hồ sơ hoàn là đủ.
Doanh nghiệp đang nợ thuế thì tiền hoàn có bị trừ không?
Theo quy định, số hoàn có thể được bù trừ với khoản nợ thuế trước khi chuyển trả phần còn lại. Kiểm tra quyết định hoàn để biết.
